Управление заказами и определение условий поставки. Система управления заказами. На пути к формированию заказа

Для этой логистической функции характерны следующие задачи оптимизации: детерминирование цикла исполнения заказа (прием, передача, обработка, комплектация, доставка); выбор технических средств и технологического процесса приема, обработки и комплектации заказа; организация документооборота и использование электронного документооборота при прохождении заказа; оптимизация параметров качества логистического сервиса; оптимизация величины и характера трансакционных издержек; оптимизация параметров послепродажного сервиса, связанного с исполнением заказа.

Оптимальное количество товара определяет такой размер заказа, при котором стоимость получения и хранения одной единицы товара является минимальной. Но это совсем не значит, что цена на единицу товара должна быть самой низкой. Необходимо рассчитать все связанные с заказом затраты для определения ее оптимального размера.

При любой системе пополнения запасов необходимо ответить на основные вопросы: когда делать заказ и сколько товара заказывать. При системе жестких интервалов между заказами выбираются строго установленные сроки предоставления заказов, этим решается вопрос «когда?». Ответить нужно на вопрос «сколько?».

Для этого выбирают и фиксируют в карточках учета или в компьютере величину максимального или нужного запаса для каждого товара.

В период до следующего пополнения запаса имеющийся запас и дополнительный приход по предыдущему заказу должны быть достаточны для удовлетворения спроса.

При работе по системе пополнения запасов через жесткие временные интервалы ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, а именно для товара повышенного спроса в момент между поставками.

Оптимальные размеры заказов выбираются при сопоставлении затрат на содержание запаса и расходов на заказы.

Для того чтобы ответить на вопрос, когда следует заказывать, нужно определить момент заказа или пополнения запасов по каждой позиции.

Определение такого момента основывается на сроках доставки товаров по заказам.

Большинство организаций имеют страховой запас на случай срыва поставок. Масштаб страхового запаса определяется по тому же моменту для каждого наименования товара и выражается в процентах к количеству единиц, реализуемых в течении срока поставки.

Страховой запас исключает возникновение дефицита. Чтобы определить момент заказа, нужно определить уровень страхового запаса, который обеспечивает нужную степень защиты против дефицита.

Чем выше точка заказа, тем минимальней вероятность дефицита, но при этом возникают большие издержки по содержанию дополнительного запаса.

Задача состоит в определении такого момента заказа, чтобы потери от дефицита покрывались издержками на содержание дополнительных запасов.

Вероятность появления дефицита является базой для определения момента заказа.

При этом необходимо определить уровень риска. Если организация хочет никогда не допускать дефицита запасов, она обязана иметь излишние страховые запасы, при этом их размер таков, что более правильно согласиться с дефицитом и попытаться лишь сократить частоту его возникновения.

Момент заказов нужно устанавливать на границе, когда затраты на содержание и потери от дефицита являются самыми меньшими, или на границе, при которой сокращение потерь от дефицита, возникшее из-за прибавления лишней единицы в момент заказа, равно прибавочной стоимости содержания этой единицы.

Логистика провозглашает приоритет потребителя перед всеми остальными субъектами логистической системы. Заказ потребителя - это своего рода сигнал, запускающий в действие различные логистические функции . Поэтому скорость и качество информации, предоставляемые системой управления заказами, оказывают влияние на общие издержки и уровень эффективности всего логистического процесса. Так, медленные и с ошибками коммуникации могут привести к потере части потребителей или к завышенным затратам на транспортировку, запасы и складирование. Поэтому выполнение заказа потребителей должно осуществляться в режиме АSAP ("как можно скорее").

Управление заказами в организации начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции. При этом используется интегрированный подход к управлению заказами. Он предполагает принятие оптимальных решений по закупкам и запасам материальных ресурсов, производству, складированию и распределению готовой продукции на базе точного прогнозирования потребительского спроса . Это возможно при условии высокой готовности организации к поставкам заказанных товаров, высокого качества сервиса поставок, а также функционирования логистической информационной системы и базовых логистических систем (MRP II, DRP II).

Международные концепции управления производством

Интегрированные системы управления производством управляют ассоциированными потоками информации и материалов, сокращают производственный цикл, уменьшают противоречия и в конечном итоге повышают эффективность деятельности корпорации, в том числе способствуют снижению цен. Планирование потребностей в материалах (MRP) и календарное планирование производственных ресурсов (MRP II - Manufacturing Resources Planning) - это первое и второе поколение средств, которые позволяют компаниям лучше управлять своими производственными

системами (путем распределения материалов и составления графика производства) .

На рисунке 2 можно увидеть схему управления запасами корпорации по модели MRP II

Рис. 2

MRP II - это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и

процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия, входящего в корпорацию. Идея MRP II опирается на несколько простых принципов, например, разделение спроса на зависимый и независимый. MRP II Standard System содержит описание 16 групп функций системы:

1. Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства).

2. Demand Management (Управление спросом).

3. Master Production Scheduling (Составление плана производства).

4. Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей).

5. Bill of Materials (Спецификации продуктов).

6. Inventory Transaction Subsystem (Управление складом).

7. Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки).

8. Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха).

9. Capacity Requirement Planning (Планирование производственных мощностей).

10. Input/output control (Контроль входа/выхода).

11. Purchasing (Материально техническое снабжение).

12. Distribution Resource Planning (Планирование ресурсов распределения).

13. Tooling Planning and Control (Планирование и контроль производственных

операций).

14. Financial Planning (Управление финансами).

15. Simulation (Моделирование).

16. Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек.

Длина цикла заказа напрямую определяет уровень запасов, который должен поддерживаться в дистрибутивной сети менеджментом заказов. Другими словами, чем короче цикл заказа, тем меньше должен быть поддерживаемый запас с точки зрения удовлетворения потребительского спроса.

Поэтому, если фирма может улучшить потребительский сервис путем уменьшения цикла заказа, потребители должны быть готовы оперировать с меньшими запасами.

Современное производство представляет собой сложный процесс превращения сырья, материалов, полуфабрикатов и других предметов труда в готовую продукцию, удовлетворяющую потребностям общества.

Совокупность всех действий людей и орудий труда, осуществляемых на предприятии для изготовления конкретных видов продукции, называется производственным процессом .

По своему назначению и роли в производстве процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие.

Основными называются производственные процессы, в ходе которых осуществляется изготовление основной продукции, выпускаемой предприятием. Результатом основных процессов (например, в машиностроении) являются выпуск машин, аппаратов и приборов, составляющих производственную программу предприятия и соответствующих его специализации, а также изготовление запасных частей к ним для поставки потребителю.

К вспомогательным относятся процессы, обеспечивающие бесперебойное протекание основных процессов. Их результатом является продукция, используемая на самом предприятии. Вспомогательными являются процессы по ремонту оборудования, изготовлению оснастки, выработка пара и сжатого воздуха и т. д.

Обслуживающими называются процессы, в ходе реализации которых выполняются услуги, необходимые для нормального функционирования и основных, и вспомогательных процессов. К ним относятся, например, процессы транспортировки, складирования, подбора и комплектования деталей и т. д.

Организация производства на предприятии - это вид деятельности по объединению всех составляющих производственного процесса в единый процесс, а также по обеспечению их рационального взаимодействия и сочетания в целях достижения экономической и социальной эффективности производства 1 .

Организация производства охватывает следующие виды деятельности:

? определение, обоснование и постоянное совершенствование структуры предприятия;
? планирование и обеспечение взаимосвязанной работы всех производственных процессов начиная с разработки продукта и до его непосредственной поставки потребителю;
? планирование и реализация на практике организации структурных единиц производственной инфраструктуры;
? обеспечение оптимального сочетания всех составляющих производства во времени;
? создание для непосредственных участников процесса таких условий труда, которые бы представляли собой максимально эффективное соединение рабочей силы и средств труда;
? сочетание оптимальных организационных форм и экономических методов ведения производства.

Методы организации производства представляют собой совокупность способов, приемов и правил рационального сочетания основных элементов производственного процесса в пространстве и во времени на стадиях функционирования, проектирования и совершенствования организации производства .

1. Метод организации индивидуального производства используется в условиях единичного выпуска продукции или ее производства малыми сериями и предполагает:
- - отсутствие специализации на рабочих местах;
- - применение широко универсального оборудования, расположение его группами по функциональному назначению;
- - последовательное перемещение деталей с операции на операцию партиями.

Условия обслуживания рабочих мест отличаются тем, что рабочие почти постоянно пользуются одним набором инструментов и небольшим количеством универсальных приспособлений, требуется лишь периодическая замена затупившегося или изношенного инструмента. В противоположность этому подвозка деталей к рабочим местам и оправка деталей при выдаче новой и приемке законченной работы происходят несколько раз в течение смены. Поэтому возникает необходимость в гибкой организации транспортного обслуживания рабочих мест.

2. Метод организации поточного производства используется при изготовлении изделий одного наименования или конструктивного ряда и предполагает совокупность следующих специальных приемов организации производственного процесса: расположение рабочих мест по ходу технологического процесса; специализацию каждого рабочего места на выполнении одной из операций; передачу предметов труда с операции на операцию поштучно или малыми партиями сразу же после окончания обработки; ритмичность выпуска, синхронность операций; детальную проработку организации технического обслуживания рабочих мест.

Поточный метод организации можно применять при соблюдении следующих условий:

? объем выпуска продукции достаточно большой и не изменяется в течение длительного периода времени;
? конструкция изделия технологична, отдельные узлы и детали транспортабельны, изделия можно делить на сборочные единицы, что особенно важно для организации потока на сборке;
? затраты времени по операциям могут быть установлены с достаточной точностью, синхронизированы и сведены к единой величине; обеспечивается непрерывная подача к рабочим местам материалов, деталей, сборочных узлов; возможна полная загрузка оборудования.
3. Метод групповой организации производства применяется в случае ограниченной номенклатуры конструктивно и технологически однородных изделий, изготовляемых повторяющимися партиями.

Суть метода состоит в сосредоточении на участке различных видов технологического оборудования для обработки группы деталей по унифицированному технологическому процессу.

Характерными признаками такой организации производства являются: подетальная специализация производственных подразделений; запуск деталей в производство партиями по специальным графикам; параллельно-последовательное прохождение партий деталей по операциям; выполнение на участках (в цехах) технологически завершенного комплекса работ.

4. Метод организации синхронизированного производства. Основные принципы организации синхронизированного производства разработаны в 1960 гг. в японской компании Toyota. Метод синхронизированного производства интегрирует ряд традиционных функций организации производственных процессов: оперативного планирования, контроля складских запасов, управления качеством продукции.

Суть метода заключается в отказе от производства продукции крупными партиями и создании непрерывно-поточного многопредметного производства, в котором на всех стадиях производственного цикла требуемый узел или деталь поставляется к месту последующей операции точно в необходимое время.

Поставленная цель реализуется путем создания групповых, многопредметных поточных линий и использования принципа вытягивания в управлении ходом производства. Основными правилами организации производственного процесса в этом случае являются:

? изготовление продукции малыми партиями;
? формирование серий деталей и применение групповой технологии в целях сокращения времени переналадки оборудования;
? преобразование кладовых (складов) материалов и полуфабрикатов в буферные склады;
? переход от цеховой структуры производства к предметно специализированным подразделениям;
? передача функций управления непосредственно исполнителям. Функции управления производством можно разделить на две группы: проектирование и формирование производственных процессов и обеспечение их функционирования .

Различие состоит в том, что решения, направленные на проектирование и формирование, всегда дают отдаленные во времени результаты, в то время как результаты решений по обеспечению функционирования систем проявляются достаточно быстро. Это позволяет говорить о разделении функций управления производством, соответственно, на стратегические и тактические.

Стратегические функции управления производством включают:

1) стратегию товара, определяющую выбор новой продукции и модернизацию уже производимой продукции. Эта стратегия неразрывно связана с анализом жизненного цикла данной продукции, с проведением маркетинговых исследований;
2) стратегию процесса, определяющую выбор способов производства продукции и обоснование производственной мощности. Под способом производства понимается совокупность средств производства, технологий изготовления и методов организации производства;
3) стратегию размещения новых производств в других регионах с учетом выполнения требований гибкости и надежности систем поставок ресурсов;
4) стратегию организации производства, определяющую организационную структуру предприятия, выбор форм и методов организации работ внутри предприятия и в системах поставок ресурсов, построение рабочих участков и обеспечение их ресурсами;
5) стратегию обслуживания производства, определяющую формы организации и методы технологического и логистического обслуживания предприятия;
6) стратегию управления качеством.

Тактические функции управления производством включают:

1) тактику управления запасами, рассматривающую запасы как необходимый атрибут любой производственной системы, а управление ими - как элемент управления материальными потоками в производстве;
2) тактику «точно в срок», показывающую пути минимизации запасов и возможности работать вообще без запасов;
3) тактику расчета потребности в компонентах изделий, определяющую систему планирования на предприятии в условиях рыночного спроса;
4) тактику агрегатного планирования, дающую решения по эффективному планированию темпов производства в среднесрочном периоде с учетом меняющегося рыночного спроса;
5) тактику составления производственных расписаний на уровне исполнителей с учетом степени загруженности производственных участков. После изготовления продукции поставщиком основные действия

потребителя продукции выглядят следующим образом:

? контроль выполнения условия договора;
? организация поступление материалов;
? оприходование материала;
? контроль счетов.

Поставщик при получении уведомления о выполнении потребителем обязательств по оплате согласно договору отправляет уведомление с указанием сроков, в которые он готов произвести отгрузку материалов согласно условиям поставки по договору при подтверждении выполнения обязательств по оплате, со своей стороны .

На стадии контроля выполнения условия договора производятся следующие этапы:

? отслеживание местонахождения отгруженных материалов в процессе их доставки;
? регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки согласно договору.

Специалисты отдела закупок предприятия-потребителя контролирует местонахождение и состояние материалов в процессе их доставки вплоть до конечного пункта согласно договору. Контроль начинает производиться после получения потребителем уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Отступления от контрольных дат согласно договору и факты нарушения его пунктов и условий соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для дальнейшего выставления претензий поставщику.

На стадии поступления материалов производятся следующие процедуры:

? организация приемки материалов в установленном месте;
? сопоставление характеристик полученного материала с заявленными поставщиком;
? выставление претензий по факту отступлений от условий договора.

В соответствии с условиями поставки по договору, потребитель

принимает материалы по мере их поступления в установленном договором месте и производит контроль фактически полученных материалов, если это необходимо.

После получения материала, специалистами функциональных отделов потребителя проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученных материалов с заявленными поставщиком, и при обнаружении отклонений они регистрируются.

В случае невыполнения поставщиком условий договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон потребителю, в соответствии с договором осуществляется процедура выставления претензий.

После приемки материалов потребителем производится процедура их оприходования. На данном этапе материалы размещаются на складе и в специально заведенную карточку материалов заносятся следующие данные:

? идентификатор материала;
? дата поставки и идентификационный номер договора, по которому

была произведена закупка;

? количество материалов;
? краткое описание материалов;
? цели закупки (внутреннее или внешнее потребление).

На этапе контроля счетов производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого вида деятельности.

Материальная подготовка - производство. URL: http://www.ngpedia.ru/id273592pl. html

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Заказ - 1) разновидность оферты: предложение заказчика (покупателя) изготовить, поставить, (продать) ему продукцию (товары), выполнить работу, оказать услуги с указанием сроков, объемов, количества, ассортимента, качества и других необходимых данных; 2) документ, направляемый покупателем (заказчиком) продавцу с твердым намерением купить определенный товар .

Место заказа как объекта управления в системах приоритетов поставщика и потребителя отражено на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Место заказа как объекта управления в системах приоритетов поставщика и потребителя

1) приоритеты поставщика последовательно конкретизируются по схеме: номенклатура - спецификация - ассортимент - заказ потребителя;
2) приоритеты потребителя меняются в следующей последовательности: потребность - ценность - требование - заказ (потребителя). При этом процессы преобразования одного приоритета в другой могут быть представлены следующим образом;
- потребности в ценность: адаптация,
- ценности в требование: конкретизация,
- требования в заказ: согласование;
3) под потребностью понимается внутреннее состояние психологического или функционального ощущения недостаточности чего- либо. Кроме того, потребности по-разному проявляются в зависимости от ситуационных факторов . Исходя из этого, потребность большей частью описывается качественными характеристиками и в меньшей степени - количественными параметрами.
4) в процессе адаптации потребность трансформируется в ценность в соответствии с предпочтениями конкретного потребителя. В результате адаптации у данного потребителя формируется прообраз того физического и (или) морального состояния, которое является для него наиболее предпочтительным. Таким образом, ценность описывается количественными параметрами (при наличии их некоторых отклонений в ту или иную сторону) в большей степени, чем потребность;
5) в процессе конкретизации потребитель уточняет требования к продукции и (или) услугам, которые могут быть для него ценными. В результате данного процесса сформированное требование потребителя отражает конкретный их перечень с преобладанием количественных параметров данной продукции и услуг;
6) в процессе согласования на основе:
- - анализа возможностей поставщиков,
- - получения дополнительной информации от специалистов потребитель должен однозначно описать продукцию и услуги, которые впоследствии оформляются в виде конкретного заказа, корректируя будущую ценность в лучшую или худшую для себя сторону;
7) согласование осуществляется как потребителем, так и поставщиком, причем на высоко конкурентном рынке потребитель имеет больше «рыночной силы» для отстаивания содержания своего требования;
8) созданный при выполнении заказа товар в реальном исполнении (продукт и (или) услуга) оценивается на предмет его соответствия ценности потребителя. Результаты данной оценки должны приниматься во внимание поставщиком для возможной корректировки своего ассортимента. Точно также следует производить оценку товара с подкреплением, что способствует, в том числе, совершенствованию операций аутсорсинга в системе поставок ресурсов. Существуют следующие виды заказов :
- ? стандартный клиентский заказ. К данному виду заказов можно отнести основное количество заказов, поступающих к поставщику и обладающих типовыми свойствами (в частности, они могут поступать из одного населенного пункта или региона);
- ? заказ на внутреннее перемещение продукции. Подобный заказ обычно производится для пополнения запасов в торговых звеньях системы поставок ресурсов или перемещении товара на другой склад;
- ? заказ на самовывоз. В данном случае производятся операции по комплектации заказа. Потребитель получает и доставляет продукцию самостоятельно;
- ? экспресс-заказ. Данный вид заказов имеет наивысший приоритет. Заказанная продукция доставляется, как правило, в день поступления заявки от потребителя;
- ? региональный заказ является одним из наиболее сложных видов заказа с точки зрения формализации регламентов обслуживания потребителей. Он может быть как стандартным клиентским, так и внутренним, с различной длительностью технологических циклов в зависимости от региона. Кроме того, при разработке регламентов важнейшим моментом для данного типа заказов является учет часовых поясов, так как регистрация может осуществляться централизованно в главном офисе, а затем передаваться региональным складам. С учетом неопределенности факторов внешней и внутренней среды предпринимательской деятельности следует учитывать, как минимум, две группы заказов, осуществляемых в условиях:
- ? определенности;
- ? неопределенности.

Для первой группы заказов целесообразно использовать следующие классификационные признаки (по аналогии с признаками АВС- анализа):

? стоимость (для потребителя) или доход (для поставщика): низкая (-ий) и высокая (-ий);
? доля от количества необходимых продукции и услуг для получения ценности (для потребителя) или доля заказа потребителя в производственной мощности поставщика: низкая и высокая.

Использование данных классификационных признаков позволяет получить четыре группы заказов, оцениваемых с позиции как потребителя, так и поставщика (рис. 7.2).

Рис. 7.2.

1) при наличии заказов группы А для потребителя и поставщика возникают проблемы, характерные для условий, соответственно, монопсонии и монополии (в том числе «естественной»), которые могут поддерживаться длительное время при внедрении программ организационной культуры в рамках бизнес-процессов «управление отношениями с поставщиками» и «управление отношениями с потребителями». В условиях однородного спроса на рынке (или в условиях массового и крупносерийного производства) такие заказы могут формироваться несколькими потребителями;
2) заказы группы В (по сравнению с остальными группами заказов) предполагают более тщательное выполнение основных функций управления при их выполнении и являются приоритетной областью постановки системы менеджмента как у потребителя, так и поставщика, в том числе за счет создания проектных групп в рамках организационных структур управления;
3) при выполнении заказов группы С от поставщика требуется значительная гибкость:
- - технологических операций в связи с частой переналадкой оборудования под новые заказы,
- - торговых операций, связанных с приобретением и передачей права собственности на продукцию и услуги при их значительном объеме,
- - логистических операций, предполагающих большое количество перевалок материальных ресурсов и переработки иных видов ресурсов;
4) при выполнении заказов группы D возникает опасность игнорирования их важности из-за приоритетности выполнения других групп заказов. Для исключения данной опасности целесообразно выравнивание производства в соответствии с интересами потребителей или же передача данных заказов на аутсорсинг, в том числе предприятиям малого и среднего предпринимательства.

Для второй группы заказов (по аналогии с методикой AYZ-анализа) следует использовать такие классификационные признаки, как:

? время: известно, неизвестно;
? количество изделий в заказываемой партии: известно и неизвестно. При использовании данных признаков формируются четыре группы заказов (рис. 7.3).

Рис. 7.3.

1) группа заказов X может быть разделена на группы, представленные на рис. 7.2, и является наиболее экономичным вариантом выполнения заказов, поскольку поставщик и потребитель могут договориться о времени исполнения заказа, и он будет передан потребителю минуя склад поставщика. В это случае удастся избежать затрат на хранение продукции, которые по разным оценкам могут составлять до 25% и более от их стоимости (раздел 2.4.1 учебника);
2) группа заказов XY (например, при неизвестном для потребителя времени получения продукции) приводит к необходимости использования поставщиком склада. В этом случае продукция производится в соответствии с производственной программой поставщика, а затраты на ее хранение включаются в стоимость заказа;
3) по сравнению с предыдущей группой заказов выполнение группы заказов YZ связано с дополнительными затратами. Неизвестное количество продукции в заказе при обязательном ее получении потребителем приводит к двум основным вариантам решений поставщика:
- - произвести продукцию в минимальном количестве с целью минимизации затрат на ее хранение,
- - произвести продукции в максимальном количестве для исключения затрат упущенной выгоды (если потребитель запросит продукцию в большем объеме).

Возможно использование промежуточного варианта, основанного на прогнозировании спроса данного потребителя. Однако и он связан с дополнительными затратами;

4) группа заказов Z в связи с еще большим ростом затрат на ее выполнение, в основном, характерна для торговых звеньев системы поставок ресурсов, призванной согласовать спрос и предложение на продукцию за счет создания ее запасов.

Борисов Л.Б. Большой экономический словарь. М.: Книжный мир, 2005. С. 238.
Потребность. URL: http://www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi7RPuywlhtuxyo
Беспалов Р. Обработка внерегламентных заказов //Логистика и управление. URL: http://chat-kamchat.ru/Orders_regulation_Bespalov.htm

Введение

Актуальность темы данной контрольной работы очевидна, поскольку правильное управление заказами выходит на первый план в тактическом управлении компании. Одна из целей компании - удовлетворение покупателя. Та компания, которая наиболее качественнее, быстрее и дешевле выполнит заказ покупателя, получит существенное конкурентное преимущество на рынке. С другой стороны, ускорение выполнения заказа и снижение себестоимости повышают финансовые показатели внутри компании.

Логистика провозглашает приоритет потребителя перед всеми остальными субъектами логистической системы. Заказ потребителя - это своего рода сигнал, запускающий в действие различные логистические функции. Поэтому скорость и качество информации, предоставляемые системой управления заказами, оказывают влияние на общие издержки и уровень эффективности всего логистического процесса. Так, медленные и с ошибками коммуникации могут привести к потере части потребителей или к завышенным затратам на транспортировку, запасы и складирование. Поэтому выполнение заказа потребителей должно осуществляться в режиме АSAP ("как можно скорее").

Целью данной контрольной работы является раскрытие теоретических аспектов управления заказами в логистической системе.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

Рассмотреть особенности управления заказами в логистике;

Раскрыть системы управления заказами и логистический цикл управления заказами.

Управление заказами в логистической системе

Управление заказами в организации начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции. При этом используется интегрированный подход к управлению заказами. Он предполагает принятие оптимальных решений по закупкам и запасам материальных ресурсов, производству, складированию и распределению готовой продукции на базе точного прогнозирования потребительского спроса. Это возможно при условии высокой готовности организации к поставкам заказаных товаров, высокого качества сервиса поставок, а также функционирования логистической информационной системы и базовых логистических систем (MRP II, DRP II).

1) время на формулировку заказа и его оформление в установленном порядке.

2) время на доставку или передачу заказа поставщику.

3) время выполнения заказа (время ожидания постановки заказа на выполнение, время выполнения заказа, время простоев, комплекса услуг).

4) время доставки изготовленной продукции заказчику.

5) время на подготовку продукции к потреблению.

Максимальная продолжительность цикла исполнения заказов определяется временем, которое потребитель готов ждать с момента размещения заказа до получения товара (часы, дни). Фактическое время исполнения заказа может превышать это время. В таком случае возникает «разрыв времени исполнения заказа». Цель логистической службы сократить этот разрыв. Для этого следует или снизить время исполнения заказа у поставщика, или увеличить цикл заказа потребителя посредством получения более ранней его заявки. Следует заметить, что этап оптимизации логистического цикла заказов является крайне важным для деятельности организации, поскольку полученные результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ. Для снижения длительности цикла заказа необходимо совершенствование планирования работы ЛС или цепи поставок с помощью электронной обработки данных EDI и использования логистических информационных систем типа ERP.

Логистический цикл управления заказами представляет собой комплекс процедур обработки и выполнения заказа (рис.1).

Рис. 1

Заказы поступают в организацию от потребителей материальных ресурсов или готовой продукции по почте, телефону, телеграфу, электронной почте, факсу и курьером. Они могут быть речевыми и документированными. Заказ на поставку должен содержать всю необходимую для поставщика информацию: номер заказа, контактные лица обеих сторон, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, всего получено с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения о принятии заказа.

После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр фирмы, в котором специальная программа принимает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные или торговые подразделения предприятия. Для определенных источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на производство готовой продукции, уточненные показатели производства с точностью до недели или планы пополнения запасов. Это позволяет производить и поставлять товары точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.

Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности:

Управление заказами. Формирование портфеля заказов.

Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по избранным критериям.

Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация.

Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирование и управление запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и т. д.).

Разработка и реализация многовариантного распределения готовой продукции.

Разработка планов поставки. Формирование товарных (грузовых) потоков.

Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.

В широком смысле управление заказами является синтетической функцией, присущей управлению материальными потоками, как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта готовой продукции. Однако приоритетное значение она приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, так как в условиях рыночных отношений именно этот союз является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятия.

Основным комплексным показателем в рассматриваемой области является портфель заказов.

Портфель заказов представляет собой совокупность заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату.

Данный показатель используется как в микро-, так и в макрологистике.

В микрологистике он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).

В макрологистике - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в Соединенных Штатах этот показатель регулярно рассчитывается Министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене.

Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего порядка. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состояния производственных и логистических мощностей и др.

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции, отражающих спрос потребителей. При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потоками.

Материальный поток в сфере распределения имеет форму готовой продукции. В зависимости от субъекта экономических отношений поток готовой продукции может быть представлен, как товарный поток или как грузовой поток (на транспорте).

Сфера распределения и сфера закупок в большей части накладываются друг на друга. Отношение к логистическим работам и операциям зависит от позиции субъекта экономических отношений. Если рассматривать условные исходные и конечные звенья материалопотоков, то для одних субъектов логистические операции являются частью системы сбыта, а для других - материально-технического обеспечения (закупок). Этот дуализм, с одной стороны, упрощает, а, с другой стороны, осложняет процесс управления материальными потоками. Объективная противоположность интересов продуцентов, потребителей, а также торговых, транспортных и других посредников предопределяют особенности логистического управления.

В сфере распределения не создаются новые материальные ценности, а выполняются конкретные и комплексные формы деятельности, которые выступают как услуги. Таким образом, сфера распределения является производителем услуг, которые тоже являются своеобразным товаром. Так как большая часть материальных продуктов проходит через сферу распределения, то происходит соединение материального и нематериального продукта. В результате, на товарном рынке предстает не столько материальный товар, сколько товар-услуга. Таким образом, материальный поток на всех этапах своего движения является предметом труда участников логистического процесса, а сам труд имеет производительный характер.

Прежде чем приступить к физическому распределению готовой продукции продуценту необходимо выполнить следующую работу:

Определить логистические цели, соответствующие избранной предприятием стратегии на рынке;

Формализовать цели логистического обслуживания;

Разработать альтернативные варианты карт логистических цепей на основе получения заказов на товарную продукцию;

Выявить и скоординировать взаимосвязи между логистическими действиями предприятия (фирмы) и другими сферами производственно-хозяйственной деятельности;

Определить роль и степень воздействия внешних факторов рыночной среды;

Предусмотреть возникновение незапланированных ситуаций и разработать комплекс мер восстановительного характера.

Следует отметить, что планирование физического распределения и перемещения готовой продукции, трансформации соответствующих товарных потоков тесно связано с процессом маркетинга (сбыта).

Планирование маркетинга на предприятии тесно связано с планированием производства, так как производство не является самоцелью, а направлено на удовлетворение конкретного спроса на рынке.

Таким образом, производство, маркетинг и логистика представляют собой смежные стороны многогранного единого процесса производственно-хозяйственной деятельности, поэтому их планирование должно осуществляться в неразрывном единстве.

Планы маркетинга и логистики формируются в тесной увязке с планом производства в количественном и ассортиментном выражении, с разбивкой по временным периодам на основе заключенных договоров на поставку продукции. В маркетинге, в производстве и в логистике определяются и обеспечиваются соответствующие приоритеты портфеля заказов. В рыночных условиях выполнение договорных обязательств, выражением которых является доставка точно в срок с минимальными затратами служит одним из основных критериев оценки деятельности предприятия и главным критерием эффективности логистической системы. При несоблюдении договорных обязательств предприятие несет экономическую ответственность, возмещает в установленном порядке ущерб, нанесенный заказчику. В связи с этим, все усилия производства и системы сбыта могут быть сведены на "нет", если текущая задача не будет решена на уровне физической доставки - на уровне логистики.

Значительное повышение дает безбумажная технология управления заказами. Это технология подбора продукции по заказам (заявкам) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным.

Безбумажная технология обработки заказов позволяет уменьшить число ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотоками в среднем в 5 раз. А также повысить производительность труда в 2-3 раза.

В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций:

Оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций;

Формирование и структуризация портфеля заказов;

Разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов;

Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами;

Подготовка и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказами;

Контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки о качестве выполнения заказов;

Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.

В связи с тем, что предприятия обычно стремятся расширить свою производственно-хозяйственную деятельность, то соответственно расширяются и логистические связи. Это ведет к экспоненциальному росту текущей информации. Обостряется проблема и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля выполнения заказов. Помощь в разрешении данных проблем оказывает применение компьютеризированных методов управления заказами.

В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системы. Длительный срок удовлетворения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки. В то же время небольшой срок выполнения заказов может привести к ошибкам при их обработке и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потоки.

Во многих странах время выполнения индивидуализированных заказов стандартизовано определенными рамками. Например, в США оно (включая время производства) в системе распределения составляет минимум - 7 дней, максимум - 72 дня. В ФРГ заказы на материалы и изделия имеющегося ассортимента выполняются минимум за 24 часа. Заказы, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются в среднем за 14 дней.

В последние годы в области деловых взаимоотношений появился термин "легко выполняемый бизнес". Это не просто словосочетание, а признание преимуществ логистической концепции в сфере распределения. Смысл этого термина заключается в том, что продуценты могут получать заказы без больших усилий, если применяют электронные системы обмена информацией.

В логистической системе наиболее эффективны динамические модели планирования производственно-хозяйственной деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованных технических средств, возможность контроля возникающих ситуаций и т.д. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется первостепенное внимание, так как процесс управления в распределительной логистике подвержен случайным колебаниям.

Чем крупнее логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Наиболее эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на теории массового обслуживания (теории очередей).

Одной из основных задач теории массового обслуживания является изучение процессов образования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются потоками однородных событий. В логистике поток однородных событий, образованных моментами поступления в логистическую систему заказов, называется входящим потоком требований. При формулировке любой задачи, решаемой на основе теории массового обслуживания, логистическая система описывается как система массового обслуживания. Для этого формализуется ее структура и указываются вероятностные характеристики, управляющие ее поведением. Так, в случае системы с ожиданием при рекуррентном входящем потоке требований достаточно задать функции распределения вероятностей двух случайных величин: времени обслуживания заказа в данной логистической системе и времени между поступлением последовательных заказов (требований). Для системы с временными ограничениями необходимо, кроме того, задавать распределение максимально допустимого времени ожидания и времени пребывания его в логистической системе.

Для описания логистических систем больше всего подходят случайные процессы, с дискретными компонентами, показывающими, в каком качественном состоянии находится система и непрерывными компонентами, показывающими степень выполнения операций или время для их окончания. Такие процессы при соответствующих условиях построения являются марковскими процессами. Основные показатели обслуживания интерпретируются как функционалы от стационарных (реже нестационарных) характеристик марковских процессов. Универсальным способом оценки показателей логистических систем является имитационное моделирование систем с использованием метода Монте-Карло. Для принятия решений в области управления заказами необходимо разработать алгоритм извлечения необходимой информации.

В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль общей системы распределения стал непрерывным процессом. Это однако потребует определенных затрат времени и ресурсов. Хорошо, когда данный контроль имеет двухуровневую структуру: стратегический контроль управления заказами и тактический контроль.

Стратегический контроль осуществляется в следующих случаях:

Когда предприятие (фирма) изменяет маркетинговую и логистическую стратегию, например, при переходе от реализации товарной продукции через посредников к прямым продажам конкретным потребителям (могут быть модификации данного примера);

Если предприятие по той или иной причине меняет (уменьшает, увеличивает) размеры деятельности;

В случае диверсификации производства и деятельности;

При ассортиментном обновлении;

При потере или приобретении крупных, стратегически важных заказов;

При изменении территориально-отраслевых ориентации на рынке;

При изменении общеэкономической конъюнктуры и т.д.

Цель тактического контроля в управлении заказами заключается в выявлении текущих отклонений от плана удовлетворения заказов, а также извещение руководства о необходимости принятия коррективных мер.

Для организации текущего контроля необходимо иметь:

Комплекс соответствующих логистических стандартов;

Полноценную базу данных;

Оперативное информационное обеспечение о понесенных затратах входе выполнения заказов;

Все эти требования должны быть согласованы между собой и интегрированы с формализованной программой управления заказами и анализа производственно-хозяйственной деятельности в целом и логистической в частности.

Показатели контроля и анализа должны быть простыми, но достаточными для указания на необходимость проведения более глубокого изучения проблемной ситуации и принятия коррективных мер.

Наличие в дистрибутивной сети фирмы большого количества посредников в значительной степени усложняет принятие эффективных решений для логистического менеджмента. Основная трудность заключается в согласовании локальных целей и задач функциональных групп посредников с маркетинговыми и логистическими глобальными (стратегическими) целями фирмы. Кроме того необходимо учитывать, что в каждой функциональной группе логистических посредников возникают, действуют и трансформируются определенные рыночные взаимоотношения, которые укрупнено можно разделить на кооперацию, конфликты и конкуренцию.

Кооперация проявляется в том, что фирмы-посредники, выполняющие одинаковые или различные логистические операции (функции) в дистрибуции, объединяют свои усилия для достижения цели (системы целей) на своем сегменте рынка.

У персонала логистического менеджмента фирмы возникает комплекс задач по координации и оптимизации функционирования системы дистрибуции, а именно:

* координация работы логистических посредников;

* создание интегрированных с производителем ГП дистрибутивных каналов и сетей, позволяющих минимизировать логистические издержки при обеспечении требуемого качества логистического сервиса в дистрибуции;

* оптимизация планирования, контроля и регулирования уровней запасов ГП в дистрибутивной сети;

* оптимизация организационной структуры и количества ЗЛС в дистрибуции;

* оптимизация параметров физического распределения материальных потоков в дистрибутивных каналах.

Заключение

Управление заказами является одной из важнейших функций распределительной логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспорта и управления запасами. Однако роль данной функции очень значительна.

В сущности, именно управление заказами обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков по логистическим цепям на пути от производителя к потребителю.

Портфель заказов предприятия - это количество продукции, которое должно быть произведено за определенный период времени и поставлено покупателям в соответствии с заказами или заключенными контрактами. При формировании портфеля заказов отдел сбыта координирует поступающие заказы с возможностями предприятия: с имеющимися производственными мощностями, обеспеченностью финансовыми, материальными ресурсами, научно-техническим потенциалом, опытом кадров. Эту работу отдел сбыта проводит совместно с производственным отделом, финансовым и другими подразделениями предприятия.

Список использованных источников и исследований

управление заказ логистическая

Афанасьев М.П. Маркетинг: стратегия и тактика развития фирмы - М. 2011 - 289с.

Афанасьева Н.В. Логистические системы и российские реформы - СПб ИЗД-BО Санкт-Петербург ун-та экономики и финансов - 2011 - 342с.

Блан И.А. Управление торговым предприятием.: Учебник- М.: Тандем, 2006 -456с.

Гаджинский А.М. Основы логистики Учеб. пособие М. ИВЦ «Маркетинг» 2010 - 318с.

Гончаров П.П. и др Основы логистики. Учеб. пособие Оренбург, (Издат. центр ОГАУ), 2012 - 288с.

Данько Т.П. Управление маркетингом.- М.: Инфра - М., 2006 - 363с.

Иванова М. Логистика. Учеб.пособие-М.: РИОР,2004.- 76с.

Котлер Ф. Основы маркетинга/пер. С англ.- М. 2010 - 301с.

Леншин И.А., Смоляков Ю.И. Логистика. В 2-х ч.- М.: Маркетинг, 2010 - 290с.