Офисные процессы. Краткая история концепции бережливого производства. В производственных помещениях, где чисто и аккуратно

Бережливый Офис Японская педантичность в условиях русского «творческого» менталитета Ли КоН М тренинги и консалтинг тел: (4872)

Бизнес сводится, в конечном счете, к трем понятиям: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать « Бизнес сводится, в конечном счете, к трем понятиям: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать ». (Ли Якокка) Это система организации и поддержания эффективной, комфортной и производительной рабочей среды Это основа для повышения управляемости, оптимизации и улучшения бизнес-процессов, что ведёт к повышению производительности труда. Бережливый Офис

Упорядоченность рабочего процесса, первый шаг на пути к повышению производительности, качества и необходимым улучшениям бизнес-процессов (kaizen). Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться точно в срок бездефектные, соответствующие требованиям клиентов товары и услуги. « Дао нужно практиковать изо дня в день упорно и последовательно, без авралов и спешки » Дао Toyota, стр. 21

Бережливый Офис вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса – это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. При различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. инструментов lean. Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов lean. процесс непрерывного совершенствования (kaizen). Заключительный этап внедрения бережливого офиса – процесс непрерывного совершенствования (kaizen).

Социальная структура Принуждающая бюрократия Поощряющая бюрократия Навязывание жёстких правил Многочисленные правила и процедуры, зафиксированные документально Иерархический контроль Полномочия делегируются служащим Правила и процедуры представляют собой инструмент расширения полномочий Иерархия способствует организационному обучению Автократическая Органическая Служащие облечены доверием Минимум правил и процедур Неразвитая иерархия Контроль сверху вниз Минимум документально зафиксированных правил и процедур Иерархический способ управления

5S5S5S5S сортируй содержи в чистоте Создавай порядок стандартизируй совершенствуй Пять терминов, которые начинаются с «S», слова, обозначающие пять шагов, которые позволяют создать рациональное рабочее место, соответствующее принципам бережливого производства и визуального управления

Бережливый Офис Стандартизация рабочего места Стандартизация рабочего места Важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Бережливый Офис Выравнивание рабочей нагрузки важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность. Суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения обязанностей между всеми сотрудниками.

Бережливый Офис Карта потока создания ценности Карта потока создания ценности Условное представление всех операций в потоке создания ценности. Используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Является мощным инструментом обучения новых сотрудников. Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации.

Бережливый Офис Канбан Система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

В результате применения lean в офисе, уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади. Что неуклонно ведёт к повышению производительности труда, и уменьшению расходов. Бережливый офис

Мы считаем, что на сегодняшний день система «Бережливое производство» (Бережливый офис) является одной из самых эффективных идеологий оптимизации бизнеса. Использование его широко известных инструментов способно дать стабильный и продолжительный положительный эффект. Но наиболее значительных и долговременных улучшений можно добиться лишь внедряя бережливое производство как философию непрерывного совершенствования Бережливый офис

Lean – это, прежде всего, современный эффективный подход к менеджменту. Только тогда, когда все уровни менеджмента – от генерального директора до мастера – начнут принимать повседневные решения, базируясь на иной логике, только тогда простые слова – ценность для потребителя, поток, отсутствие потерь, вытягивание и совершенствование – перестанут быть просто словами, которые очень легко повторять Бережливое производство (бережливый офис) это уже давно больше чем положительный опыт нескольких компаний или теория нескольких учёных. Ли КоН М кадры и консалтинг тел: (4872) ,

Руководитель проекта, ПАО "Криогенмаш"

Есть известный пример экономии средств: авиакомпания American Airlines сэкономила $40 тысяч в год лишь на том, что убрала из салата для пассажиров первого класса одну оливку. Сколько подобных предложений реализовано? Сколько предложений по улучшениям от сотрудников, влияющих на экономические показатели компании, не дошло до реализации? Даже не было обсуждено? Как вовлечь сотрудников компании в процесс улучшений, когда каждый сотрудник видит точку своего влияния на процессы в компании? Попробуем ответить на эти вопросы на примере реализации проектов «Бережливое производство» и «Бережливый офис» в компании «Криогенмаш».

Реализация проектов «5С» в ПАО «Криогенмаш» началась в 2013 году с девяти «пилотных» участков на производстве. Этому предшествовала выработка видения определяющего результата и согласования перемен со стратегическими целями компании. Реализация каждого «пилота» начиналась с обучающего семинара и практического занятия. Команды участников, пройдя обучение, приступали к реализации мероприятий, разработанных мастерами производственных участков совместно с начальником цеха и его заместителем, методическую помощь и сопровождение осуществлял проектный офис внедрения проектов изменений. Тогда же, в 2013 году, в качестве «пилотов» были выбраны конструкторские и финансовые подразделения компании. В 2014 году произошло развертывание проектов «5С» на все подразделения. На данный момент в «Криогенмаш» в реализацию проектов «Бережливое производство - Бережливый офис - 5С» вовлечены 100% сотрудников компании.

Перед реализацией проектов «5С» были поставлены следующие цели:

Рациональная организация рабочего места. Под этим подразумевается удобство, функциональность и комфорт рабочего места, сокращение потерь на рабочем месте, своевременное обеспечение рабочего места всем необходимым для выполнения задач;
Безопасность на рабочем месте (снижение рисков);
Повышение качества работы;
Дополнительная мотивация за счет организации комфортных рабочих мест.

Для достижения целей проекта необходимо было сформировать команды. В офисе была сформирована команда из сотрудников разных подразделений для развертывания проекта на «пилотном» участке. Далее предполагалось, что полученный на «пилоте» опыт они применят в своих подразделениях. Данная тактика сработала, что позволило сократить время на развертывание проекта. В течении года команда прошла все шаги в одном из подразделений и перешла к развертыванию проекта во всей компании, что позволило сократить сроки вывода подразделений на 5-е «С» до 6 месяцев. В производстве были организованы «пилотные» участки в каждом цехе. За процессом реализации «пилотов» пристально следили все работники цехов. Кто-то высказывал сомнения, другие отрицали предлагаемые новые подходы в «наведении порядка», но самые смелые решили внедрить на своем участке принципы рациональной организации рабочего места без всякого приказа и развернули проект на своем участке самостоятельно. То есть успех коллег стал мотивирующим фактором. Это пример лидерства сотрудников в реализации проектов «5С», а лидерство это основа и залог успешной реализации проектов по изменениям, как на производстве, так и в офисе.

На начальном этапе реализации проектов «5С» было проведено анкетирование работников офиса и производства по потерям, с которыми сталкиваются сотрудники компании, для выбора стратегии работы по их минимизации. Для офисных подразделений результатом стала разработка планов мероприятий по сокращению потерь, а для производственных подразделений инструментом по сокращению потерь стали совещания по решению проблем. На «пилотных» участках производства были размещены «Листы решения проблем» куда каждый работник может внести любую проблему, которая, по его мнению, влияет на производственный процесс на его рабочем месте. Далее, бригадир или мастер вносят решение по проблеме и, либо решают проблему на месте, то есть дают обратную связь сотруднику по проблеме, либо направляют запрос в соответствующие службы и включают в повестку еженедельного совещания по решению проблем. На совещании проводится администрирование проблемных вопросов, с целью ускорения принятия решения. Сложные вопросы выносятся на уровень ТОП-менеджеров компании. В дальнейшем, данная практика была применена и для офиса. По ведущейся статистике в подразделениях компании решается от 90 до 98% проблем. Так как решение любой проблемы является улучшением, то преобразование проблем в предложения по улучшению рабочих мест закономерно: это и мотивирующий формат за счет рациональной организации рабочего места - выполненного мелкого ремонта или закупки дополнительных приспособлений, так и изменение бизнес-процессов, дающих экономический эффект в рамках всей компании.

Одним из факторов успешного старта проектов «5С» в производстве и офисе стал проект «Масштабной модернизация производства». «Криогенмаш» до 2015 года произвел ремонт офисного здания и построил новый производственный комплекс. Теперь офис компании и производство размещены на одной площадке, а не на двух отдаленных, как ранее, а три цеха размещаются в одном двухэтажном здании. Для успешного переезда в новые площади необходимо было выполнить этап «1С» («Сортировка») на старой площадке. Сотрудникам пришлось поменять своё отношение к используемому пространству, они стали понимать, что на новом производстве на ограниченной площади необходимо разместить всё необходимое для работы более компактно. Скоординированные действия команд «5С» позволили организовать переезд офиса в сжатые сроки и предотвратить перемещение на новую площадку около 10-ти тонн макулатуры 30-ти тонн металлолома. При этом офисные подразделения начинали работать в день переезда. Для конструкторских подразделений, насчитывающих несколько сотен человек, поэтапный переезд (одно подразделение в день) длился 10 дней. Реализация проекта позволила компании не только сократить расходы на эту операцию «тотального исхода», но и получить прибыль за счет реализации неликвидов.

Результатом завершения этапа «2С» («Свои места для всего») стало нанесение дополнительной маркировки в шкафах с целью удобства поиска документации в офисных подразделениях и определение мест хранения инструментов и приспособлений на производстве. Здесь решается вопрос всеобщего доступа к документам и информации в офисе и общего доступа к инструментам всех сотрудников производственных участков - переход от личного использования производственных возможностей компании к общему. Так как ранее весь используемый инструмент мог храниться у одного рабочего, то определив место хранения инструмента на участке в общем доступе для нескольких бригад, мы решаем вопрос снижения закупки дополнительного инструмента и максимальной загрузки используемой малой механизации. Для офиса это доступ любого сотрудника подразделения к информации по выполняемым задачам, например, в случае оперативной замены исполнителя по болезни одного из сотрудников или командной работы над выполнением заданий. Выполнение этапа «2С» позволяет использовать минимально-достаточный объем ресурсов компании. Дополнительно, с целью снижения промышленных рисков, на этапе «2С» проведена маркировка опасных мест на производстве. Предварительно, совместно с отделом охраны труда и промышленной безопасности предприятия, командой проекта была проведена оценка рисков нового производственного комплекса. Риски были классифицированы и занесены в реестр рисков. Если мероприятие по снижению риска предусматривало применение маркировки, то оно вносилось в план мероприятий по реализации этапа «2С». Выполнение этапа «2С» дало экономию средств за счет оптимального и рационального использования фондов компании и снижения промышленных рисков.

Мнение участника проекта «Бережливое производство - 5С» (Начальник цеха):

«Когда мы начали первый пилот, я вспомнил интересную цитату Г. Форда: «Когда кажется, что весь мир настроен против тебя, помни, что самолёт взлетает против ветра!». В конечном счете, порядок, и только порядок, создает свободу, беспорядок - создает рабство. Как любой новый проект «с наскока» в производстве не внедрить. Нужна постепенность, вовлеченность, заинтересованность и желание изменить существующую ситуацию. Цель реализации проекта, как и цель любого обучения - научить обходиться без учителя, самим поддерживать порядок на своих рабочих местах и в цехе. При внедрении проекта «Бережливое производство» мы сократим издержки на каждом рабочем месте и, тем самым, снизим сроки изготовления деталей и узлов, что в свою очередь приведет к снижению себестоимости изготовленной продукции. Самое главное проводить регулярный мониторинг удовлетворенности работников».

Для закрепления достигнутых результатов на предыдущих этапах были разработаны стандарты чистоты рабочих мест. С целью поддержания дисциплины исполнения стандартов чистоты, командами внедрения «5С» проводятся аудиты рабочих мест подразделений. Команды «5С» сформированы в каждом подразделении из сотрудников компании с минимальным отвлечением от основной деятельности. Аудиты проводятся командами совместно с руководителями и перекрёстно, когда участники команд выходят в подразделения друг к другу для проверки. По результатам аудитов определяются лучшие рабочие места и лучшие подразделения. Сотрудники, достигшие лучших результатов на рабочих местах, удостаиваются табличек «Лучшее рабочее место «5С», что является дополнительным стимулом для поддержания порядка. Для мотивации и информирования сотрудников, начиная с мая 2015 года, разработан и внедрен «Информационный листок» в котором освещается реализация проектов «5С» и других проектов изменений. «Информационный листок» необходим для регулярного и своевременного информирования сотрудников компании о результатах проектов изменений в ПАО «Криогенмаш». В нём обязательно размещаются фотографии лидера изменений, лучших участников проектов за месяц и лучшего подразделения и размещается информация по реализации проектов в подразделениях компании.

«Для того чтобы определить на сколько важно внедрение проекта «Бережливый офис - 5С» в конструкторском институте, нужно задаться вопросом - чем же отличается современное предприятие от несовременного? В истории нашего предприятия уже был период перехода к новым технологиям. Сегодня уже стало привычным то, что почти всю работу сотрудники института делают на компьютере: чертежи, расчеты, составление спецификаций - все выполняется с помощью специализированного программного обеспечения.

Электронный документооборот, архив - это для нас уже стало нормой, а десять лет назад только воплощалось в жизнь. Это был необходимый переход, для поддержания конкурентоспособности нашего предприятия. Но сегодня успешность компании зависит не столько от того какие современные компьютерные средства применены, сколько от разработки и применения оптимальных процессов. Рабочий процесс - это действия сотрудников. Но действия могут быть разными - есть полезные действия, которые направлены на создание продукции, и, в конечном счете, на получение прибыли, а есть и действия не направленные на создание продукции и несущие потери: хождения, согласования, ожидания, простои. И то, что сейчас, на нашем предприятии, внедряется система «5С» - для нас очень актуальный шаг. За время внедрения мы стали задумываться о своей работе - на что уходит наше рабочее время, как минимизировать потери».

На этапе «4С» для офисных подразделений, совместно с командами «5С», были выбраны к разработке стандарты, которые влияют на затраты по содержанию офиса. За год реализации проектов «5С» удалось сократить расходы на закупку бумаги на 40%, применив стандарт обеспечения бумагой подразделений. Для каждого подразделения разработан стандарт канцелярии, в котором указано, что должно быть на рабочем столе у сотрудника и что должно храниться в неснижаемом запасе подразделения. Стандарт позволяет осуществлять закупку канцелярии по «Канбану»: ответственный сотрудник подразделения раз в квартал заполняет карточку «Канбан» и вносит в неё все принадлежности, которых не хватает по стандарту, в месте размещения неснижаемого запаса, и направляет заявку в отдел материального обеспечения для закупки. Предполагаем, что закупки канцелярии с применением карточек «Канбан» позволят снизить расходы на канцелярию на 10%. В плане, совместно с командами, разработать и выполнить мероприятия по сокращению расходов на содержание рабочих мест. Задачу по сокращению затрат на содержание рабочего места возможно решить и директивно, через уплотнение размещения сотрудников, но тогда, есть риск демотивации сотрудников. Важно чтобы данные мероприятия шли от самих сотрудников и команд по внедрению «5С» в подразделениях, тогда возможно поменять парадигму постоянных расходов, «освоения бюджета», на парадигму «Бережливого производства» - минимальной достаточности всего, что необходимо для работы. Опыт, полученный в офисе, мы применим и на производстве в виде создания механизма комплектации рабочих мест инструментом и материалами. Для производственных подразделений на этапе «4С» будут разработаны карты «Стандартных операционных процедур». В данных картах описываются действия персонала, с которыми они сталкиваются каждый день, по проверке оборудования, замене инструмента, обслуживания выполняемого оператором, с указанием шагов по выполнению процедур и иллюстрациями в виде фотографий мест контроля. Карты «Стандартных операционных процедур» служат залогом соблюдения стандартов предприятия, правильных действий персонала при возникновении опасных ситуаций и снижению потерь в процессе производства. Здесь проекты «5С» взаимодействует с проектами «Всеобщее обслуживание оборудования (TPM)» и «Встроенное качество (TQM)», то есть являются основой для последующих проектов изменений.

Мнение участника проекта «Бережливый офис - 5С» (лидер рабочей группы 5С):

«В новом помещении мы должны соответствовать новым требованиям. Проект позволяет прививать каждому ответственность за организацию своего рабочего места. Вижу, что рациональная организация рабочих мест приводит к правильной организации административных и производственных процессов, потому что теперь каждый задумывается, как сделать оптимально, а не как попало».

На этапе 5-го «С» («Дисциплина исполнения и совершенствование») в подразделениях следует использовать как «Доски управления эффективностью руководителя подразделения», так и «Доски непрерывных улучшений». Применение таких инструментов опробовано в конструкторских подразделениях, как первых вышедших на этап «5С». «Доски управления эффективностью руководителя» включают в себя отображение показателей эффективности подразделения (КПЭ), план мероприятий на неделю, с отметкой статуса выполнения, проблемы сотрудников, мероприятия охраны труда и промышленной безопасности на которые необходимо обратить внимание и статус аудитов «5С». Проблемы сотрудников, для руководителя это дополнительные возможности по улучшениям. Помимо упомянутого выше совещания по решению проблем, где обсуждаются текущие бытовые вопросы и вопросы обеспечения, руководитель может преобразовывать проблемы, как в предложения малых улучшений, так и в «малые проекты» по улучшению бизнес-процессов. Для предложений организационно-технических мероприятий и рационализаторских предложений в подразделениях вводятся «Доски непрерывных улучшений». Данные доски служат цели визуализации мероприятий по влиянию подразделений на себестоимость выпускаемой продукции. Передовыми в этом направлении стали два конструкторских подразделения, показавших эффекты в 2015 году. Визуализация проектов по улучшениям важна, так как они выполняются сверх текущего месячного задания и повышение внимания к ним, за счет обозначения статуса на досках, а также выполненные выплаты по реализованным мероприятиям, обеспечивают дополнительную мотивацию к реализации у остальных сотрудников подразделения. В 2016 году все офисные подразделения в ПАО «Криогенмаш» выйдут на этап «5С (Совершенствование)» и инструмент «Доска непрерывных улучшений» будет внедрен в каждом из них. В производстве появятся «Доски предложений по улучшению малыми шагами».

«Доски управления эффективностью руководителя» позволяют производить оценку загрузки сотрудников подразделения, оперативно выравнивать загрузку, отслеживать и анализировать потери (больничные листы, отпуска, простои). На основании анализа загрузки и потерь подразделения проводится прогноз загрузки на последующие периоды. Это инструмент по снижению рисков срыва сроков работ. На доски выносятся благодарности по секторам и отделу. Заполнение досок не занимает много времени, но позволяет увидеть реальную картину загрузки подразделения и возникающие проблемы».

Мнение участника проекта «Бережливый офис - 5С» (руководитель подразделения):

«Применение «Доски непрерывных улучшений» позволяет системно подойти к решению поставленных задач и довести до сотрудников подразделения и руководителей всех уровней информацию по непрерывным улучшениям в подразделении, а также отобразить показатели планового ожидаемого эффекта и подтверждённого эффекта по каждому улучшению. В целом «Доска непрерывных улучшений» представляет собой план повышения эффективности в подразделении, а так же является средством мотивации сотрудников в форме выплат вознаграждений от подтверждённого эффекта конкретного улучшения».

Проекты «Бережливое производство - Бережливый офис - 5С» позволяют сотрудникам компании реализовать мини-проекты улучшений. Здесь есть все, как у большого проекта: заказчики, цели, задачи, роли участников, план и бюджет. Все участники проекта, команда и сотрудники компании, приобретают опыт бережливого производства. Например, решая задачу по стандарту канцелярии, команда добивается экономического эффекта за счет организации поставок по «Канбан» и «Точно-в-срок». Получив опыт применения данных инструментов, применять его при закупках материалов для производства в масштабах компании. Проекты «5С» позволяют перейти от небольших не затратных проектов к крупным, в которых высоки финансовые риски, в случае если неправильно понята и применена методика. Задача руководителя проектов (тренера) показать, дать методику, команде по работе с потерями, сопровождать изменения и концентрировать внимание команды на запланированном результате.

Реализация проектов «5С» в подразделениях компании позволяет решить, помимо задач проектов, задачи по формированию команд реформаторов в каждом подразделении. Руководитель проектов «5С» в компании получает возможность ознакомиться с текущей ситуацией в компании, наладить коммуникации с подразделениями, запустить механизм «малых улучшений» и подготовить фундамент к реализации более масштабных проектов, таких как, например, «Картирование потока создания ценности». Дополнительно решается задача по выявлению лидеров из числа сотрудников компании, на которых осуществляется опора при реализации проектов изменений. Только выполнив все шаги и выведя подразделения на 5-е «С» («Совершенствование») возможно получить максимальный эффект. Данный эффект выражается, как в экономическом эффекте от предложений по улучшениям, так и в изменении сознания сотрудников компании. Для себя мы ответили на вопрос необходимости внедрения «5С». Желаем другим российским компаниям получить положительный опыт внедрения инструментов «Бережливого производства» через вовлечение сотрудников в улучшения.

Антон Маркин, Сергей Огнев

Бережливый офис - составляющая концепции бережливого производства с уникальной технологией сокращения затрат, проецируемая на офис. Бережливый офис - наиболее современный эффективный инструмент для борьбы с потерями.

Предлагаю рассмотреть следующие виды потерь:

1. Незавершенная работа - 70% распоряжений начальства не доводится до конца по различным причинам.

2. Ошибки в документах - в данном случае дополнительное время уходит на исправления, то есть повторную работу с документами.

3. Выполнение ненужной работы. Порядка 50% из «незавершенных» 70% при глубоком анализе оказываются ненужными. При этом на процессы были потрачены время, силы и средства.

4. Лишние этапы в процессах. Процесс - живой организм, который необходимо постоянно совершенствовать, сокращая ненужные этапы. Достигается это различными способами: от внедрения простых автоматизированных систем до совмещения работником определенных функций.

5. Ожидание поступления работы.

6. Лишние передвижения. Например, один принтер, который находится в труднодоступном месте open space, где работают 40 сотрудников. К таким потерям можно отнести также передвижения за водой, кофе, чаем, посещение туалетных комнат, столовой и курилок. Все, что нужно человеку для его непосредственной деятельности в течение дня, должно быть максимально доступно - чем больше удаленность, тем больше времени позволяет себе сотрудник тратить на перемещения. При этом важно соблюдение принципа «открытых дверей».

7. Чрезмерный контроль. Периодически контроль стоит дороже, чем сам процесс: например, контроль за перемещением документов из отдела в отдел. Данная функция лежит на плечах нескольких сотрудников, которые получают заработную плату, составляют множественные отчеты и прочее, тогда как сам процесс не стоит и пятой части. Такой контроль должен вести руководитель подразделения совместно с сотрудниками, постоянно совершенствуя и делая его более эффективным.

8. Время на разговоры. Нельзя забывать, что любой спорный вопрос или недовольство сотрудники будут обсуждать, тратя тем самым драгоценное время. Поэтому вся информация о жизнедеятельности офиса и сотрудника в нем должна быть максимально открыта. Сотрудники должны точно знать, где взять и как донести ту или иную информацию, когда выдается заработная плата, как начисляются бонусы, где находится столовая, магазин, курилка и так далее.

Основная цель - не просто одноразово выявить эти ошибки, но и устранить их. Самый распространенный инструмент борьбы с потерями в офисе - система 5S - система рационализации рабочего места. В нее входят 5 составляющих: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование .

Сортировка означает, что с рабочего места удаляются все предметы, которые не нужны для текущей деятельности. Простой принцип определения «необходимости» вещи: если вы задумываетесь, нужна ли вам вещь, значит, она вам не нужна. Главный принцип сортировки - только то, что нужно; только в том количестве, которое нужно; только тогда, когда нужно.

Второй этап - соблюдение порядка, то есть рациональное размещение: все предметы расположены так, чтобы их легко было использовать, и маркированы таким образом, чтобы любой сотрудник мог быстро найти то, что ему нужно.

Соблюдение чистоты - обеспечение порядка на рабочем месте, постоянное его поддержание. Я считаю, что чистоту рабочего места должен поддерживать сам сотрудник.

Четвертый этап - стандартизация - создание унифицированного подхода к выполнению заданий и процедур. При помощи стандартизации можно добиться понятный для всех и простой в использовании контрольный лист.

И, наконец, пятый этап - непрерывное совершенствование.

В России, на мой взгляд, пока применение данной системы не развито: много о ней говорят, но на практике мало кто использует. В «Премьер-Сервис» мы стремимся к полному переходу на 5s. Это процесс постоянный. Отдельные примеры можно привести уже сейчас: у нас в офисе раньше было много свободных рабочих мест за счет выездных работников. Теперь же каждый компьютер закреплен за тремя сотрудниками, что позволило сэкономить место и ресурсы. Следующим этапом станет полный отказ от привязки к месту. Любой сотрудник, придя на работу, сможет занять любое свободное место, выполнить работу и уйти.

Также в «Премьер-Сервис» активно используется принцип «взаимозаменяемости» : каждый сотрудник может работать на 3 позициях, и на каждую позицию приходится по три сотрудника. Данная система позволяет оптимизировать работу офиса в целом. Добиться такого результата удалось благодаря специально выстроенной схеме обучения и организации работы с персоналом, принятой в нашей компании.

Кроме того, несколько лет назад мы приняли программу «улучшения качества жизни сотрудников» , которая касается стандартизации в офисе. Естественно, все сотрудники имеют один и тот же офисный набор (стол, кресло, компьютер и так далее), но мы не забываем о том, что у всех работников различные физические данные, поэтому приводим их рабочие места в соответствии с пожеланиями: кому-то необходимо кресло, учитывающие индивидуальные особенности строения человека, кому-то просто заменить монитор. Казалось бы, мелочи, но именно они очень сильно влияют на качество деятельности работника. Много внимания нужно уделять освещенности помещения и вентиляции, организации комфортного пространства офиса.

Любые действия, совершенные в рамках системы 5s, ведут, в первую очередь, к сокращению расходов. Именно таким образом, используя вышеперечисленные инструменты в совокупности с укреплением как исполнительной, так и внутренней дисциплины, не забывая про поддержание и повышение лояльности работников, возможно обеспечить грамотное, надежное и долгосрочное сокращение затрат.

Дон Тэппинг, Энн Данн

Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Переводчики А. Залесова, Т. Гутман

Редактор С. Турко

Руководитель проекта С. Турко

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор В. Муратханов

Компьютерная верстка А. Фоминов

Дизайн обложки DesignDepot

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Прочитав эту книгу, вы:

Научитесь выявлять потери и находить скрытые резервы повышения производительности офисной работы;

Освоите основные инструменты уменьшения потерь: карточки канбан, систему 5S, методы визуализации информации;

Сможете всегда знать, на какой стадии находится каждый процесс и сколько времени нужно для его завершения.

С удовольствием представляю вам книгу «Бережливый офис». За последние двадцать лет бережливое производство стало играть ведущую роль в снижении затрат организаций – как правило производственных – за счет выявления и устранения потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Тем не менее те же самые инструменты пытаются внедрять и в непроизводственных секторах экономики, в том числе в вооруженных силах, образовании, здравоохранении, финансах и строительстве.

В книге собрана информация об опыте людей, применяющих бережливое производство в самых разных отраслях. Эти пионеры бережливого производства – сэнсэи – за последние десять лет добились значительных успехов в самых разных отраслях, они провели огромную работу по совершенствованию бизнеса. Книга рассказывает об успешном опыте таких первопроходцев и об инструментах, которые они используют.

Любой организационный процесс – будь то принятие заказа на изделия промышленного производства, обработка кредитной карты клиента, медицинское обслуживание в поликлинике – должен удовлетворить потребности потребителя (пациента, клиента).

На страницах этой книги читатель найдет полное руководство по выявлению и устранению затрат с помощью вовлечения в процесс всех сотрудников. Данная книга призвана стать компасом, который укажет вам путь к более бережливому, производительному и эффективному офису. Здесь нет тайн. Мы занимаемся систематическим распространением информации о передовом опыте во всех отраслях и будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами.

Доброго пути!

Дон Тэппинг

Благодарности

Эта книга – пример работы в команде, партнерских отношений и обучения на собственном опыте группы людей, каждый из которых внес свою лепту в ее создание.

На создание книги ушло более пяти лет. Прежде чем она увидела свет, ее содержание неоднократно перерабатывалось и корректировалось.

Огромное спасибо тем, кто внес свой вклад в эту работу. Ниже перечислены имена ее участников:

Том Касасса, CQE/SSBB/PM, головной офис по управлению качеством, Naval Surface Warfare Center, Панама-Сити, штат Флорида;

Кертис Уокер, президент GDC Consulting;

Роджер Кремер, консультант;

Сту Таббс, PhD., специалист в области лидерства, Восточный Университет Мичигана, автор книги «Дискуссии в малых группах» (Small Group Discussion, McGraw-Hill, Inc. 1993);

Дебра Хадфилд, MSN;

Шелег Холмс;

Мы выражаем признательность и вам, читателю и нашему клиенту, за время и силы, которые вы потратили на применение и развитие методов бережливого производства в сфере административной работы. Мы знаем, что это нелегкое дело, и надеемся, что поможем вам в ваших начинаниях. Мы будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами и проблемами. Наш электронный адрес:

Введение

Для чего это нужно?

В первую очередь эта книга предназначена организациям, которые хотят усовершенствовать административные процессы. Прежде всего она будет полезна менеджерам, которые занимаются обучением сотрудников, руководителям, ответственным за внедрение бережливого производства, координаторам непрерывного совершенствования и всем тем, кто занимается оптимизацией потока работ для повышения продуктивности и улучшения итоговых показателей.

Лидеры бизнеса, которые выводят организации на новые рынки, чтобы открыть для себя новые возможности, и стремятся рационализировать текущие бизнес-процессы, чтобы стать более конкурентоспособными, должны неустанно повышать ценность компании для акционеров. Книга «Бережливый офис» принесет им немалую пользу.

Эта книга поможет понять, с какими трудностями сталкиваются изо дня в день работники в самых разных сферах. Авторы убедительно объясняют, почему непрерывное совершенствование должно стать образом жизни. В конце каждой главы авторы подводят итоги, дают вопросники и примеры из практики, которые помогут вам усовершенствовать административную сферу.

Руководителям, работающим в здравоохранении, финансовой сфере, розничной торговле, строительстве и на производстве, эта книга поможет остаться в бизнесе в XXI веке и заложить фундамент для дальнейшего совершенствования компании.

Что внутри?

В книге «Бережливый офис» дается обширный комплекс подробных рекомендаций по созданию бережливого офиса. Следуя им, вы сможете заложить прочный фундамент для применения инструментов бережливого производства. Сотрудники офиса, которые изо дня в день обрабатывают различные запросы, должны знать, что делать, куда обращаться и кого слушать.

Первая часть помогает заложить фундамент для создания бережливого офиса. Здесь рассказывается об основных инструментах и концепциях бережливого производства, о предстоящих изменениях и о внедрении ряда весьма полезных и эффективных инструментов. Все это позволит вам добиться ощутимого прогресса в создании бережливого офиса.

Часть вторая рассказывает о создании систем поддержки, необходимых для совершенствования процессов. Это предполагает детальный анализ текущих процессов, разработку стандартов, которым они должны подчиняться, и выравнивание нагрузки для обеспечения бесперебойного и безостановочного потока работы. Это ядро бережливого офиса, и реализация этой части проекта является самой трудоемкой.

Часть третья посвящена визуальному контролю, средствам защиты от ошибок и системам показателей, которые обеспечат непрерывное совершенствование бережливого офиса. Следует выбрать модели для сравнения, четко определить распределение функций в новой организации, найти тех, кто возьмет на себя роль лидера, обеспечить работу без дефектов. Все это необходимые условия для формирования новой культуры.

Вы можете использовать эту книгу как дополнение к любым другим материалам по непрерывному совершенствованию, которые уже есть в вашем распоряжении. Хотя эта книга отличается обширным охватом материала и содержит все, что вам нужно, следует отметить, что как авторы и специалисты по непрерывному совершенствованию, мы не отвергаем иной образ мышления. Ни одна книга не может помочь организации избавиться от всех проблем. Мы искренне верим, что наша книга и примеры, которые она содержит, помогут вам найти ответы на многие вопросы, которые встают перед вами при создании бережливого офиса.

Как извлечь из книги максимальную пользу

Применяя концепции и инструменты, о которых рассказывается в этой книге, вы сможете создать систему, которая, будучи составной частью бережливой организации, обеспечит контроль процессов и усовершенствует их (позволит избавиться от деятельности, не добавляющей ценности).

МЕТОДИКА 5 SМЕТОДИКА
5S
27.12.2017
3

Как улучшить своё рабочее место

5S
Это ваш инструмент!
27.12.2017
4

Внедрение 5S на производственных участках
и рабочих местах
SEIRI
SEITON
РАЦИОНАЛЬНОЕ
РАСПОЛОЖЕНИЕ
обозначить места
хранения предметов,
чтобы при
необходимости их можно
было быстро достать
СОРТИРОВКА
убрать ненужные
предметы и оставить
только необходимые
SHITSUKE
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
SEIKETSU
СТАНДАРТИЗАЦИЯ
постоянно поддерживать
чистоту
27.12.2017
выработать привычку
соблюдать установленные
правила и внедрять для этого
необходимые мероприятия
SEISO
УБОРКА
подробный осмотр производственных
участков на наличие мусора и лишних
предметов, а также тщательная
уборка вплоть до устранения всех
грязных мест
5

Метод 5S
№ этапа
По-японски
По-английски
По-русски
1
Seiri
(Cейри)
Sorting
Сортируй, устрани
всё ненужное для
выполнения работы
2
Seiton
(Сейтон)
Set in Order
Соблюдай порядок
3
Seiso
(Сейсо)
Sweeping
Содержи в чистоте
4
Seiketsu
(Сейкецу)
Standardizing
Стандартизируй за
счёт регулярного
выполнения первых
трех S
5
Shitsuke
(Сицуке)
Sustaning the
discipline
Совершенствуй
27.12.2017
6

Метод 5S
27.12.2017
7

Возможные причины потерь

Мусор и грязь
Беспорядок
Посторонние предметы
Лишние детали и инструменты
Несоблюдение правил и
отсутствие ответственности
27.12.2017
8

МУСОР И ГРЯЗЬ

приводят к следующим потерям:
ОЖИДАНИЕ
Загрязнение оборудования, попадание мусора в рабочую зону может
привести к выходу оборудования из строя и вынужденному простою.
Увеличиваются затраты на обслуживание.
ДЕФЕКТЫ
Загрязнение рабочих поверхностей механизмов и приборов, попадание
пыли в их полости приводит к ухудшению их функционирования.

Неопрятность рабочего окружения ведёт к увеличению напряжённости в
отношениях между работниками, появлению чувства безразличия, к
нежеланию улучшать качество своей работы.
27.12.2017
9

БЕСПОРЯДОК

приводят к следующим потерям:
ИЗЛИШНЯЯ ОБРАБОТКА
Невозможность своевременно подобрать необходимый инструмент
приводит к необходимости использования менее подходящего
оборудования, что может привести к дополнительной обработке.
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ
На поиск необходимого инструмента или приспособлений затрачиваются
непроизводительное время и физические усилия, а из-за спешки
беспорядок только усиливается.
ОЖИДАНИЕ И ЗАПАСЫ
Беспорядок увеличивает время переналадки оборудования, время
подготовки к обработке, время ремонта. Это приводит к увеличению
простоев оборудования, ожиданию на последующих операциях и
необходимости запаса обрабатываемых деталей.
27.12.2017
10

ПОСТОРОННИЕ ПРЕДМЕТЫ

приводят к следующим потерям:
ТРАНСПОРТИРОВКА
Скопление лишних деталей (изделий) требует их
дополнительной транспортировки к месту хранения,
утилизации или месту последующей обработки.
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ
Лишние предметы (детали, инструменты) ограничивают
свободу действий, отвлекают внимание, требуют
дополнительных перемещений в процессе выполнения
операций, связанных с поиском необходимых деталей
или инструментов.
27.12.2017
11

ОТСУТСТВИЕ ПРАВИЛ

организации рабочего окружения неопределённая
ответственность способны привести к любому виду потерь:
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ
Отсутствие регламента организации и поддержания рабочего
окружения приводят к беспорядочным действиям работников,
выполнению лишней работы и общей неорганизованности.
ПОТЕРИ ТВОРЧЕСКОГО ПОТЕНЦИАЛА
Неорганизованная деятельность по поддержанию рабочего места
или её полное отсутствие вызывают у работников
деморализующие чувства.
СНИЖЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БЕЗОПАСНОСТИ
ПРОИЗВОДСТВА
Плохая организация рабочих мест ведёт к прямому повышению
вероятности
несчастных случаев и необходимости
27.12.2017
дополнительных мер для обеспечения безопасности труда.
12

5S – это система рациональной организации рабочего окружения

Использование системы 5S позволяет
достичь рациональной организации
рабочего окружения и, как следствие:
Устранить потери;
Повысить качество продукции;
Обеспечить безопасность и повысить
производительность труда;
Улучшить морально-психологическую
обстановку
в коллективе.
27.12.2017
13

 Мероприятия 5S

Мероприятия
5S
У деятельности «
» есть своя
последовательно
● Деятельность « »
сть.
- средство, но не
цель.
● У
деятельности
« » нет конца.
27.12.2017
14

В производственных помещениях, где чисто и аккуратно:

выше производительность
труда;
меньше бракованной продукции;
точнее выдерживаются сроки;
лучше соблюдается техника
безопасности.
27.12.2017
15

Возражение 1. И что такого в сортировке и
рациональном расположении?
Возражение 2. Зачем чистить
оборудование, если оно всё равно
загрязнится?
Возражение 3. Сортировка и
рациональное расположение не влияют
на рост производительности труда.
27.12.2017
16

Возражения против внедрения системы 5S

Возражение 4. Мы уже внедряли
систему 5S пять лет тому назад.
Возражение 5. Мы слишком заняты,
чтобы применять 5S.
Возражение 6. Зачем нам вообще
нужно внедрять эту систему.
27.12.2017
17

Преимущества лично для вас внедрения системы 5S

даёт возможность проявить
инициативу и творческое начало в
организации рабочего места;
позволяет сделать ваше рабочее
место более приятным;
улучшает моральное состояние;
помогает понять, что, когда и где от
вас требуется выполнить;
облегчает общение с коллегами.
27.12.2017
18

Преимущества для вашей
компании внедрения системы
Результат 5S
Преимущество 5S
1
Отсутствие переналадок
Диверсификация продукции
2
Отсутствие дефектов
Рост качества продукции
3
Отсутствие отходов
Снижение затрат
4
Отсутствие задержек
Надёжность поставок
5
Отсутствие травм на
производстве
Отсутствие аварийности
Улучшение условий труда
Отсутствие жалоб
Лояльность потребителей
6
7
27.12.2017
Бесперебойная работа
оборудования
19

Первый этап - сортировка

Сортировка означает, что вы
освобождаете свое рабочее место
от всего, что не понадобится при
выполнении текущих
производственных или
канцелярских операций.
27.12.2017
20

Второй этап – рациональное расположение

означает расположение
предметов таким образом,
чтобы их было легко
использовать, легко находить
и возвращать на место.
27.12.2017
21

Третий этап – уборка

означает: регулярно мыть
полы, протирать
оборудование и постоянно
проверять, всё ли содержится
в чистоте.
27.12.2017
22

Четвёртый этап – стандартизация

Это метод, при помощи которого вы
сможете добиться стабильности
результатов при выполнении
процедур первых трёх этапов:
сортировки,
рационального расположения,
уборки.
27.12.2017
23

Пятый этап – совершенствование

означает то, что выполнение
установленных процедур
превратилось в привычку.
Без пятого этапа результаты
предыдущих четырёх этапов не
удастся сохранить надолго.
27.12.2017
24

ВСЕОБЩЕЕ ВОВЛЕЧЕНИЕ

Залог успешного внедрения методики 5S –
всеобщего вовлечение как рабочего персонала, так
и руководящих работников.
Не требуйте от работников того, чего сами
выполнить не можете. Порядок в цехе начинается с
порядка на рабочем месте руководителя! Все
должны понимать, что рабочий коллектив – это
команда, успех которой зависит от усилий всех её
членов.
Система 5S не требует существенных затрат, а её
успех целиком зависит от всеобщего понимания
важности проводимых изменений.
27.12.2017
25

Какой предмет лишний на вашем рабочем
столе?
Какой предмет можете переставить на
другое место, с тем, чтобы пользоваться
им более эффективно?
Что и где следует убрать?
Как можно потратить часть времени на
избавление от хлама и что нужно, чтобы
эту деятельность осуществлять
постоянно.
27.12.2017
26

Подумайте над вопросами и кратко запишите ответы

Какие преимущества вы могли бы
получить на своём рабочем месте
после внедрения системы 5S?
Какие преимущества вашей
компании принесло бы внедрение
5S?
27.12.2017
27

Подумайте над вопросами и кратко запишите ответы

Какие проблемы (выживание,
конкуренция) актуальны для
вашего завода?
Какие из принципов сортировки,
рационального расположения и
совершенствования вы уже
применяете в своей работе?
27.12.2017
28

Спасибо за внимание!
27.12.2017
29

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ПОТЕРИ

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Перепроизводство
Транспортировка
Ожидание
Запасы
Дефекты
Излишняя обработка
Лишние движения
Потери творческого потенциала
27.12.2017