Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера. Составление приказа на директора о возложении обязанностей главного бухгалтера. Право гендиректора на совмещение

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц - то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

«Приказ № ___ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера

В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю:

назначить на период с __________________по ______________ временно исполняющим обязанности главного бухгалтера ___________________________.

На указанный период передаётся право ведения бухгалтерского учёта, а так же право подписи всех необходимых документов.

Настоящий приказ довести до сведения всех работников организации.

Основание: решение генерального директора ООО «_________».

С приказом ознакомлен ____________________________ ()

Генеральный директор___________ ()»

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

1. Совмещение.
2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ .

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Подскажите пожалуйста можно ли на период отсутствия директора (отпуск) возложить исполнение обязанностей на 2 специалистов (главного бухгалтера и другого специалиста)? Т.к. учреждение маленькое. И как правильно это оформить и сформулировать? Спасибо за вашу помощь. С уважением И.Н.Чумакова

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ « » руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено ч. 3 ст. 7 Закона. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Таким образом, возложить обязанности директора на главного бухгалтера можно только в экономических субъектах, которые в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также субъектах среднего предпринимательства (за исключением организаций, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации; жилищных и жилищно-строительных кооперативов; кредитных потребительских кооперативов и др. указанных в ч. 5 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Так как Ваша организация является бюджетной, то исполнение обязанностей директора главным бухгалтером невозможно.

Следовательно, обязанности руководителя нужно возложить на другого сотрудника. Законодательство не запрещает распределить обязанности директора между двумя работниками. См. .

С работником (работниками), исполняющим обязанности временно отсутствующего директора нужно заключить дополнительное соглашение в порядке ст. 60.2 ТК РФ, установив доплату по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ).

Руководитель учреждения (главный распорядитель, учредитель) должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя учреждения на другого сотрудника (сотрудников) ( Порядка, утвержденного ). Действующее законодательство не запрещает оформить временное замещение сразу нескольким сотрудникам, распределив между ними обязанности временно отсутствующего сотрудника.

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника (сотрудников), замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. ( , утвержденные , ).

Образец доверенности на осуществление полномочий директора в его отсутствие см. .

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Из ответа: Как оформить временное исполнение обязанностей руководителя учреждения другим сотрудником

Случаи временного исполнения обязанностей руководителя учреждения

В каких случаях требуется временное исполнение обязанностей руководителя учреждения другим сотрудником

Временное исполнение обязанностей руководителя учреждения требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Приказ о возложении полномочий руководителя учреждения

На кого можно возложить обязанности временно отсутствующего руководителя учреждения

Как правило, временное исполнение обязанностей руководителя учреждения возлагается на его заместителя. Если у руководителя учреждения нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае руководитель учреждения (главный распорядитель, учредитель) должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя учреждения на этого сотрудника ( Порядка, утвержденного ).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. ( , утвержденные , ).

Вопрос из практики: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Да, нужен.

У вас не останется вопросов о Приказе на возложение обязанностей на время отпуска после прочтения статьи по ссылке.

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении.

Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо:

• определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
• зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
• определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
• решить вопросы оплаты за время замещения.

Порядок временного замещения руководителя

В каких документах можно прописать порядок временного замещения руководителя

Порядок замещения руководителя учреждения в случае его временного отсутствия можно прописать:

• в уставе бюджетного учреждения;
• в уставе или в положении казенного учреждения (в случаях, предусмотренных законодательством).

Вопрос из практики: как возложить на гражданского служащего обязанности руководителя учреждения на время поиска нового руководителя. Прежний руководитель учреждения увольняется

В случае служебной необходимости имеет право перевести гражданского служащего на срок до одного месяца на не обусловленную служебным контрактом должность в том же учреждении с оплатой труда по временно замещаемой должности, но не ниже установленного ранее размера оплаты труда. Такой перевод допускается, в частности, по причинам организационного характера. При этом гражданский служащий не может быть переведен на иную должность, только если она противопоказана ему по состоянию здоровья. Об этом говорится в статьи 30 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Указанный перевод возможен как по должности, замещаемой иным гражданским служащим, так и по вакантной должности. Кроме того, он может осуществляться неоднократно в течение календарного года, при этом срок каждого перевода не должен превышать один месяц. Соответствующие разъяснения даны в .

Согласие гражданского служащего на временный перевод в связи со служебной необходимостью не требуется ().

Таким образом, представитель нанимателя вправе без согласия гражданского служащего осуществить его временный перевод на вакантную должность в этом же учреждении в связи со служебной необходимостью (в т. ч. на должность руководителя учреждения). Такой перевод можно провести неоднократно (до тех пор пока не будет найден новый руководитель), при этом срок каждого перевода не должен превышать один месяц. Подробнее о документальном оформлении временного перевода см. .

Кроме того, в рассматриваемой ситуации можно , при котором в свободное от основной работы время с учетом ограничений Трудового кодекса РФ гражданский служащий будет исполнять обязанности руководителя учреждения.

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Правовая база : ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

3. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

4. В открытых акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций), в органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, должны отвечать следующим требованиям:

1) иметь высшее образование;

2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;

3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

5. Дополнительные требования к главному бухгалтеру или иному должностному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, могут устанавливаться другими федеральными законами.

6. Физическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно соответствовать требованиям, установленным . Юридическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно иметь не менее одного работника, отвечающего требованиям, установленным , с которым заключен трудовой договор.

7. Главный бухгалтер кредитной организации и главный бухгалтер некредитной финансовой организации должны отвечать требованиям, установленным Центральным банком Российской Федерации.

8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

В связи с различными обстоятельствами может возникнуть возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора или других специалистов. Кроме того, в отдельных случаях и главбуху могут поручить выполнение функций других работников, к примеру, кадровика. Такие действия не запрещены законодательно, но требуют корректного оформления документации. Как возложить обязанности главного бухгалтера на бухгалтера, пояснит образец типового приказа.

Многие фирмы на момент регистрации в Едином реестре еще не имеют в штате главбуха. Между тем, необходимость в таком работнике возникает уже «на старте» открытия бизнеса. Поскольку по п. 6 стат. 7 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. за ведение бухучета несет ответственность руководитель, допускается самостоятельное исполнение таким лицом бухгалтерских функций. Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора?

Для оформления передачи полномочий выпускается распоряжение. При этом нужно помнить, что в соответствии с п. 4 стат. 6, п. 3 стат. 7 взять на себя бухучет вправе руководители НКО, организаций со статусом проекта «Сколково», а также субъекты среднего предпринимательства, кроме фирм, обозначенных в п. 5 стат. 6 № 402-ФЗ. К последним относятся предприятия, подлежащие обязательному аудиту; МФО; ЖК и ЖСК; госструктуры и т.д. по нормативному перечню. Далее приведен образец приказа, как возложить обязанности главного бухгалтера на директора.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

Распоряжение заполняется произвольно. Бланк каждая компания вправе составить самостоятельно. Обязательно указание необходимых реквизитов – сведений о работодателе, ФИО руководителя, дате и № издания распоряжения и пр.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора – образец

ООО «Квант»,

ИНН 6164063065 КПП 616401001 ОРГН 1234567890123

Приказ № 2-к от 20.04.2018 г.

Приказываю:

Согласно нормам п. 3 стат. 7 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. и по причине отсутствия в штатном расписании ООО «Квант» должности главного бухгалтера возложить организацию и ведение бухгалтерского учета ООО на себя, начиная с 20.04.2018 г.

Генеральный директор ___________________ /Комаров В.И./

Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера

Зачастую главбуху помимо основных должностных обязанностей вменяются и функции других специалистов. К примеру, юриста или кадровика. Передача дополнительных полномочий может выполняться путем обозначения их перечня в должностной инструкции или посредством совмещения. При первом способе возложение обязанностей на главного бухгалтера рекомендуется оговорить отдельно и желательно письменно. Во втором – требуется кадровое оформление совмещения, которое подразумевает повышенную нагрузку, а значит, и доплату.

А если «на лицо» исполнение обязанностей бухгалтера главным бухгалтером, нужно ли как-то отдельно оформить это у работодателя? В небольших фирмах, как правило, всю бухгалтерию ведет один сотрудник, то есть главбух. Предусматривается такой порядок в штатном расписании, где вносятся соответствующие единицы. В будущем, при расширении бизнеса и возникновении необходимости в рядовых бухгалтерах, следует внести изменения в ЛНА и на основании этого нанимать людей.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на рядового бухгалтера

Иногда возникает также возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера, образец типового приказа далее. Нормативно передача таких полномочий допускается и не имеет ограничений. Согласно п. 3 стат. 7 Закона № 402-ФЗ руководство фирмы вправе передать функции по ведению бухучета или главбуху, или другому должностному лицу. Этим специалистом может являться рядовой бухгалтер, кассир или иной сотрудник, имеющий соответствующую квалификацию.

Хотя теоретически передача полномочий главбуха рядовому работнику не запрещена, в реальности чаще всего при отсутствии главного бухгалтера его функционал берет на себя все-таки директор. Почему? Прежде всего, с точки зрения опыта, ответственности и квалификации. Обычный же бухгалтер какое-то время может справляться за главного, но временно. Это происходит в периоды отпусков или по причине командировок, болезни и т.д.

Чтобы корректно оформить возложение обязанностей, издания одного приказа недостаточно. Следует составить допсоглашение к трудовому договору с бухгалтером. В документе прописывается изменение должности, сроки, оплата труда и прочие обязательные моменты. Приказ заполняется в произвольном виде, письменно. Обязательно указываются название работодателя, его ИНН, а также ОКПО, КПП, дата и № распоряжения, тема приказа, нормативное и кадровое основание для передачи функций, подписи директора и сотрудника. Далее приведен примерный образец приказа о возложении функций главбуха на рядового бухгалтера по причине ухода работника в очередной отпуск.

Приказ на исполнение обязанностей главного бухгалтера бухгалтером – образец

ООО СК «Анастасия»

ИНН 6167081875, КПП 616701001

ПРИКАЗ № 27-к

«О возложении обязанностей главного бухгалтера»

г. Ростов-на-Дону 03.05.2018

Приказываю:

Из-за ухода в ежегодный отпуск главного бухгалтера ООО СК «Анастасия» Марченко О.К. на период с 03 мая 2018 г. по 17 мая 2018 г. возложить обязанности главного бухгалтера на бухгалтера по зарплате Чернову Е.А. и наделить ее правом второй подписи.

На этот срок освободить Чернову Е.А. от выполнения основных должностных функций.

Установить Черновой Е.А. на период исполнения обязанностей главбуха оклад в размере 75 000 руб. в месяц.

Руководитель ____________________ /Татарченко И.Н./

С приказом ознакомлена ______________/Чернова Е.А./

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Наш главный бухгалтер собирается уйти в очередной отпуск на месяц. На предприятии работает еще один бухгалтер, на которого руководитель хочет на период отсутствия главбуха временно возложить исполнение его обязанностей, в частности, подписывать отчетность, банковские, кассовые документы и т.п. Объясните, пожалуйста, как правильно это оформить, нужно ли уведомлять налоговую?

ОТВЕТ: Для того чтобы выполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха поручить другому работнику следует выдать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, сделать временную карточку с образцами подписей и оттиска печати для банка. Уведомлять об этом налоговиков, органы статистики, пенсионный фонд и фонды соцстрахования не обязательно, но к отчетности рекомендуется прилагать копию вышеупомянутого приказа.

Как поручить исполнение обязанностей отсутствующего работника

Вообще-то на случай временного отсутствия работника (при болезни, отпуске, командировке и т.д.) существует две возможные формы организации труда:

• 1 ) временное заместительство (замещение);
• 2) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник, замещающий временно отсутствующего работника, освобождается от исполнения обязанностей по основному место работы. Ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (п. 1 ).

Работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы, ему осуществляют доплату, размер которой, как правило, определяют в процентах от оклада отсутствующего работника и прописывают в колдоговоре или определяют приказом по предприятию (ст. 105 КЗоТ, п. 1 ). Такое же мнение было высказано в письме Минтруда от 02.12.2005 г. .

Правда, в письме от 21.07.2011 г. Минсоцполитики отмечает: «Исполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации, - является временным заместительством» . Отсюда можно сделать вывод, что исполнение рядовым бухгалтером обязанностей главного в качестве руководителя отдела (то есть более ответсвенной должности) следует оформлять именно как временное заместительство. Но тогда возникает вопрос: кто будет исполнять обязанности рядового бухгалтера, ведь при заместительстве он освобождается от их исполнения? Брать дополнительную штатную единицу по срочному трудовому договору, согласитесь, тоже не выход… Мы, со своей стороны, придерживаемся позиции, что все же в данном случае возможны обе формы организации труда. Наконец, действующее законодательство никаких ограничений касательно этого не устанавливает. Нет в нем и норм, которые бы обязывали исполнение обязанностей отсутствующего работника по более ответственной должности оформлять исключительно как временное заместительство.

Таким образом, по нашему мнению, если необходимо, то вы имеете полное право выбрать для себя такую форму организации труда, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника .

Документальное оформление

Исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера возлагается на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия . Изданию данного приказа может предшествовать предоставление (ходатайство, докладная или служебная записка) главного бухгалтера с указанием желаемой кандидатуры на такую работу.

Выбирая из числа работников лицо, которое будет исполнять обязанности главбуха, следует учесть уровень знаний и профессиональной подготовки такого лица - их должно быть достаточно, чтобы справиться с выполнением дополнительной и ответственной работы. Кроме того, накануне отпуска главбуха советуем оформить акт приемки-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет выполнять его функции, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника возможно:

• с согласия работника или
• по инициативе работодателя.

В первом случае работник дает свое согласие на исполнение обязанностей главбуха путем проставления отметки о согласии в проекте приказа руководителя или, скажем, путем написания заявления (см. образец 1). Затем руководитель предприятия издает соответствующий приказ (см. образец 2).

Во втором случае руководитель принимает решение о возложении дополнительных обязанностей в одностороннем порядке. Такие действия, на наш взгляд, следует рассматривать как изменение существенных условий труда. Следовательно работника необходимо предупредить об ожидаемых изменениях минимум за два месяца (ст. 32 КЗоТ). Для этого, например, можно заранее оформить проект приказа о возложении обязанностей главбуха, ознакомив с ним работника под подпись. Впоследствии, по истечении двух месяцев (или большего срока), издают приказ, по которому непосредственно возлагают на работника дополнительные обязанности. Если работник напишет заявление об отказе исполнять данные обязанности, появляются основания для его увольнения согласно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда).

Обратите внимание!

На практике, применение порядка, предусмотренного ст. 32 КЗоТ, в ситуациях, подобной нашей, не всегда возможно, поскольку иногда, например в случае болезни, предупредить работника за два месяца физически невозможно. Поэтому в случае его отказа правовые основания для увольнения согласно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ отсутствуют.

Образец 1

Директору ООО «Идиллия»

Онищуку С.И.

Алексеенко Тамары Дмитриевны,

бухгалтера

Заявление

Не возражаю против поручения мне исполнения обязанностей отсутствующего главного, бухгалтера Купчик Татьяны Константиновны, в период нахождения её в ежегодном отпуске.

08.07.2013 г. Алексеенко

Образец 2

ООО «Идиллия»

ПРИКАЗ

09.07.2013 г. г. Киев № 10/2013-к

О выполнении обязанностей временно

отсутствующего главного бухгалтера Алексеенко Т.Д.

ПРИКАЗЫВАЮ :

1 . Возложить на АЛЕКСЕЕНКО Тамару Дмитриевну, бухгалтера, с ее согласия, обязанности главного бухгалтера Купчик Т.К., на период нахождения ее в ежегодном отпуске с 10 июля 2013 года по 11 августа 2013 года с доплатой 50% от должностного оклада главного бухгалтера.

2 . Инспектору по кадрам Скороход А.В. ознакомить Алексеенко Т.Д. с должностными обязанностями главного бухгалтера.

Основание: 1. Заявление Алексеенко Т.Д. от 08.07.2013 г.

2. Служебная записка главного бухгалтера Купчик Т.К. от 05.07.2013 г.

Директор С.И. Онищук Онищук

С приказом ознакомлены: Алексеенко Т.Д. Алексеенко (09.07.2013 г.)

Купчик Т.К. Купчик (09.07.2013 г.)

Скороход А.В. Скороход (09.07.2013 г.)

Кстати, в приказе (в приложении к нему) можно определить перечень функций, которые временно должен исполнять работник. Ведь последнему не обязательно (а зачастую и невозможно) поручать все без исключения обязанности главного бухгалтера.

Организация работы при отсутствии главбуха

С первого дня отпуска до выхода на работу главного бухгалтера все обязанности (если иное не предусмотрено приказом) исполняет работник, на которого они возложены вышеприведенным приказом. Это касается и организационно-распорядительных функций в качестве начальника отдела бухгалтерии, и исполнительных, как, например, составление и подписание отчетности, первичных, кассовых документов, участие в проведении инвентаризации и т.п. Вместе с тем работник (в рамках порученных ему обязанностей) будет нести бремя ответственности главбуха, в частности, за нарушение законодательства.

При временном отсутствии главбуха предоставлять сведения о лице, исполняющем ее обязанности, в налоговую инспекцию не нужно. Заявление по ф. 1-ОПП предоставляют только в случае замены главбуха (п. 9.3 Порядка № 1588). При этом очевидно, что налоговиков заинтересует причина, по которой отчетность подписывает другое лицо. Поэтому в письме ГНАУ от 18.09.2009 г. они советуют вместе с декларацией подавать документы, подтверждающие отсутствие лица уполномоченного на подпись, и определяющие лицо, которое исполняет его обязанности в данный период. То есть к налоговой отчетности следует прилагать копии приказов (распоряжений), подтверждающие полномочия лица по выполнению обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера. Такое же мнение высказано и в подразделе 135.02 ЕБНЗ 1 .

Что же касается отчетности в электронной форме, то здесь еще проще, ведь, как указано в подразделе 135.03 ЕБНЗ, основанием для принятия налоговой отчетности в электронном виде является подтверждение электронной цифровой подписи. Поэтому электронная цифровая подпись может оформляться на всех ответственных работников предприятия, имеющих право подписи на случай временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера. Конечно, желательно ситуацию, которую мы рассматриваем, предусмотреть заранее - еще при получении электронных ключей.

Не обязывают сообщать о временном исполнении обязанностей главбуха и органы статистики, Пенсионный фонд, фонды социального страхования. Поэтому, как и в случае с налоговой отчетностью, советуем к соответствующему отчету просто прилагать копии приказов, которыми лицо уполномочено исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера.

Скорее всего, временному главбуху придется иметь дело и с банковскими документами. В таком случае новую Карточку с образцами подписей и оттиском печати не составляют. В банк дополнительно подают временную карточку с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности главного бухгалтера (п. 18.15 Инструкции № 492). Такая карточка должна быть заверена нотариально. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор и частных нотариусов, карточки заверяют сельские, поселковые, городские, районные советы (п. 18.11 Инструкции № 492).

В качестве альтернативы можно предусмотреть предоставление бухгалтеру права второй подписи. Тогда дополнительно предоставляют карточку только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копию соответствующего распорядительного документа (приказа), подтверждающего эти полномочия. Данная временная карточка заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, печатью и дополнительного засвидетельствования не требует (п. 18.16 Инструкции № 492). Существует и третий вариант: заранее, при получении карточки, предусмотреть право второй подписи сразу на двух человек. № 30/39 1 Единая база налоговых знаний. Размещена на официальном сайте Миндоходов Украины -www.minrd.gov.ua.

2 Документ сохраняет силу на территории Украины в соответствии с Постановлением ВРУ «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР» от 12.09.1991 г. № 1545-XII.