Заключить соглашение с пфр. Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с пфр. Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
В век бурного развития коммуникационных технологий многие предприятия, вынужденные страховать своих сотрудников, не хотят тратить время и средства на заполнение бумажных документов для Пенсионного фонда и их передачу в региональное отделение.
Государство пошло навстречу предпринимательству и разрешило подавать всю отчётность по страхованию работников в электронном виде. Чтобы подключиться к электронной системе документооборота, работодатель должен заполнить и отправить в местное отделение ПФР несколько документов, в числе которых значится и заявление.
Что это за документ?
Заявление, подачей которого руководство фирмы удостоверяет свою готовность перейти на систему документооборота через интернет, представляет из себя бланк с некоторыми сведениями об организации, интересующими Пенсионный фонд (в частности, сюда включаются сведения о физических, юридических лицах и форме шифрования предоставляемых данных).
Документ, представляемый в ПФР, необходим для того, чтобы пенсионная служба получила оформленное согласие работодателя на переход на электронную систему взаимного обмена бумагами и получила возможность перевести фирму на такой документооборот.
Варианты и сроки подачи
Законодательство в сфере пенсионного страхования предусматривает несколько вариантов подачи документации организацией в ПФР:
- Сдача отчёта через спецоператора.
В интернете можно найти немало предложений от компаний, чьим основным профилем деятельности является обеспечение электронного обмена документами между ПФР и фирмами. Каждый спецоператор имеет свою систему шифрования, поэтому в заявлении обязательно нужно указать, с помощью какого алгоритма будет передаваться вся сопроводительная документация.
Данный способ подачи необходимых бумаг обязателен для фирм со штатом сотрудников более 50 человек. Более мелкие организации вправе выбрать второй способ. - Сдача отчёта специальной компанией. Если бухгалтер не желает вникать во все тонкости процедуры подключения к системе электронного обмена информацией, предприятие может поручить все действия специализированной организации. При выборе такого варианта необходимо заключить с компанией, предложившей наилучшие условия, . Чтобы сторонняя организация смогла оперировать личными данными сотрудников, руководству фирмы, осуществляющей переход на электронную отчётность, необходимо получить письменное согласие всех служащих на передачу и использование их данных другой компанией.
Документ можно подавать до 20-го числа второго месяца, предшествующего отчётному периоду. Так, если организация планирует перейти на электронный документооборот с ПФР с третьего квартала 2016 года, бумага должна быть передана в региональное отделение фонда не позднее 20 мая этого года.
Что нужно в нем указать?
Согласно типовой форме документа, работодатель должен предоставить следующие сведения:
- Информация об участнике, являющимся юридическим лицом.
Организация, выплачивающая страховые взносы на будущую пенсию сотрудников, должна предоставить в фонд пенсионного страхования следующие сведения:
- полное наименование компании;
- регистрационный код в Пенсионном фонде;
- юридический адрес;
- фактический адрес местонахождения.
- Информация об участнике, являющимся физическим лицом.
Физические лица должны представить следующие данные:
- контактные данные (телефоны, e-mail);
- паспортные данные;
- номер, под которым физлицо зарегистрировано в ПФР;
- адрес, по которому зарегистрировано физическое лицо;
- адрес, по которому оно фактически проживает.
- Сведения об организации, предоставляющей услуги передачи данных и шифрования:
- полное название оператора;
- тип СКЗИ (средства криптозащиты информации).
Порядок отправки необходимой документации в ПФР через одного из операторов вы можете посмотреть на следующем видео:
Дальнейшие действия
После подачи заявления работодатель должен совершить следующие действия:
- Дождаться рассмотрения документов Пенсионным фондом и одобрения заявки (может занять от одной недели до одного месяца).
- Подписать с региональным отделением фонда соглашение о переводе на электронное взаимодействие (документ обязательно должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых передаётся работодателю, а другой остаётся на хранение в государственном учреждении).
- После того, как Пенсионный фонд вернёт работодателю подписанные со своей стороны заявление и соглашение, организация может начать осуществление настройки программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмениваться с ним всеми необходимыми данными.
Компания СКБ Контур предоставляет налогоплательщикам возможность отчитаться в ПФР по ТКС с помощью самой востребованной системы сдачи электронной отчетности Контур.Экстерн.
Если ваша организация ещё не является абонентом системы, то для подключения вам необходимо отправить заявку или обратиться в ближайший к вам сервисный центр .
Перед подключением выберите подходящий тарифный план с возможностью отправки всех видов необходимой вам отчетности в ПФР.
Ответы на все уточняющие вопросы вы можете получить в сервисном центре по месту подключения.
Оформление юридических документов
Для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).
Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:
* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.
Примечание 1: страхователи, неправильно оформившие Соглашения и/или Заявления, приравниваются органами ПФР к страхователям, не оформившим Соглашения. Такие страхователи будут вынуждены предоставлять сведения на бумажных или магнитных носителях в Управление ПФР.
Примечание 2: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
- Скачайте бланк соглашения .
- Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль », которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
- Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.
Особенности для страхователей 02
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:
- страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
- уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.
Особенности для страхователей 23 региона
- Отправьте регистрационные данные, указав фиктивные номер и дату соглашения.
- Отправьте отчет или письмо в ПФР.
- По истечении рабочих суток обратитесь к своему куратору в ПФР и сообщите, что передали по ТКС свою электронную подпись для оформления соглашения.
- Куратор проверит получение электронной подписи и расскажет, что делать дальше.
Особенности для страхователей 53 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:
- На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
- Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и .
- Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
- Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
- Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
- По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
- Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
- Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
- Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
- Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
- Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.
Особенности для страхователей 66 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
- Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
- Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
- Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.
Особенности для страхователей 78 и 47 регионов
С 01.09.2014 во всех УПФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области для всех страхователей введена единая форма заявления о подключении к электронному документообороту.
Заявление нужно заполнить и подписать в ПФР в 2 экземплярах. В графе «Спецоператор» укажите АО «ПФ «СКБ Контур».
Если произошла смена спецоператора связи, но реквизиты остались теми же, необходимо:
- Подписать заявление с указанием нового спецоператора связи.
- Выслать скан подписанного заявления посредством неформализованного документооборота (через сервис «письма»: ПФР > Написать письмо), оригинал заявления относить в ПФР не нужно.
После выполнения этих действий можно начинать отчитываться в ПФР.
Особенности для ИП
До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:
- нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
- предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
- заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.
Особенности для страхователей 86 региона
Чтобы начать отчитываться в ПФР 86 региона:
- Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР (например, регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 000, дата соглашения: 01.01.2015) и отправьте регистрационную информацию .
- Отправьте тестовое письмо с этими данными в Пенсионный фонд (с любым текстом и содержанием).
- Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение (если инспектор попросит указать номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010).
- Исправьте данные по соглашению в сервисе на корректные и отправьте еще одно тестовое письмо (можно сделать сверку с ПФР или отправить отчет).
Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.
Выбор оператора ЭДО
Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций , которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:
- наименование организации;
- технология, на которой она работает;
- контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).
Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:
После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.
Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.
Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности — необходимое условие для сдачи отчетов по ТКС в Пенсионный фонд. Мы расскажем вам о том, где взять бланк для заявления в фонд и какие сведения в нем нужно указать.
Виды электронной отчетности в ПФР
После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ;
- ОДВ-1;
- СЗВ-ИСХ;
- СЗВ-КОРР.
При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:
- в виде документов в бумажной форме;
- электронной форме.
Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности
После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда .
Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:
- ОГРН;
- юридический и фактический адреса страхователя;
- его регномер в ПФР;
- расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
- прочие данные.
Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.
Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Итоги
Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.
Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это - быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.
Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:
- на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
- ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.
Сертификат регистрируется в ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента подключения услуги. А затем настраивается программное обеспечение. В том случае, если вы используете систему